(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、課又は出先機関が保有しているものをいう。

(2)　文書事務　文書の処理過程における個々の事務処理をいう。

(3)　文書管理　一連の文書事務を組織的かつ効率的に行うことをいう。

(4)　部　伊勢市行政組織条例(平成18年伊勢市条例第66号)第1条に規定する部及び局並びに伊勢市総合支所設置条例(平成17年伊勢市条例第15号)第2条に規定する総合支所をいう。

(5)　課　伊勢市事務分掌規則(平成19年伊勢市規則第8号)第3条に規定する本庁の課及び室、同規則第4条に規定する会計課並びに同規則第21条に規定する総合支所の課をいう。

(6)　係　伊勢市事務分掌規則第3条及び第4条に規定する係をいう。

(7)　出先機関　次に掲げる機関(伊勢市総合支所設置条例(平成17年伊勢市条例第15号)第1条の規定により設置された総合支所を除く。)をいう。

(8)　所管課　文書を処理すべき課及び出先機関をいう。

(9)　起案　市長、市長の権限の受任者及び専決権限を有する職員(以下「決裁権者」という。)の決裁を受けるべき事務の処理について、具体的な原案を作成することをいう。

(10)　供覧　文書を上司又は関係職員の閲覧に供することをいう。

(11)　決裁　決裁権者が、その権限に属する事務の処理について、最終的に意思決定をすることをいう。

(12)　専決　市長の権限に属する事務を、伊勢市事務決裁規程(平成17年伊勢市訓令第3号。以下「決裁規程」という。)に定める範囲内で、常時市長に代わって決裁することをいう。

(13)　決定　決裁に至るまでの手続過程において、その意思を決定する職員(以下「決定者」という。)が当該事務について意思決定を行うことをいう。

(14)　回議　起案文書について、起案者の直属の決定者の決定を受けることをいう。

(15)　合議　決裁を受けるべき事項について、決裁権者が総合的に判断して的確な決裁をすることができるよう、関係部課と協議し、又は調整することをいう。

(16)　不在　決裁権者又は決定者が出張、休暇等の理由により、決裁又は決定ができない状態にあることをいう。

(17)　代決　決裁権者又は決定者が不在のとき、決裁規程に定める範囲内で当該決裁権者又は決定者に代わって決裁又は決定をすることをいう。

(18)　決裁文書　決裁の完了した文書をいう。

(19)　完結文書　事案の処理が完了した決裁文書及び供覧の完了した供覧文書をいう。

(20)　保管　完結文書を所管課において管理することをいう。

(21)　保存　所管課から総務部総務課又は総合支所生活福祉課(以下単に「総務課」という。)に引き継いだ完結文書を総務課において管理することをいう。

(22)　文書分類表　事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な文書の分類の基準を定めたものをいう。

(23)　文書管理システム　電子計算組織により文書の起案、回議、決裁、供覧、発送及び収受並びに保存を行うためのシステムをいう。

(24)　システム上の文書　文書管理システムにより作成した文書をいう。ただし、システムにより作成した文書であっても印字されたものは除く。

(25)　電子署名　電子計算組織による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　起案文書の審査に関すること。

(3)　文書事務の処理の促進に関すること。

(4)　文書事務の指導及び改善に関すること。

(5)　文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

(6)　保管及び保存文書の廃棄に関すること。

(7)　文書分類表の補正に関すること。

(8)　前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関し必要なこと。

(1)　受領した文書等は、配布先を確認した上、所管課に配布する。

(2)　書留郵便物その他の特殊取扱いの郵便物は、封筒に収受印(様式第1号)を押し、特殊文書整理簿(様式第2号)に記載し、市長又は副市長宛てのものは秘書課に、その他のものについては本人又は所管課に直接配布し、その受領印を受ける。

(3)　2以上の課に関係する文書は、総務課長がその主務を決定し、主務課に配布するものとする。

(4)　料金不足又は未払の郵便物は、発信者が官公署であるとき、又は公務と認められるものに限り、その不足又は未払の料金を支払って収受することができる。

(5)　所在不明等により郵便局から返送されてきた文書等は、所管課に返付する。

(1)　配布され、又は交付された文書等は、所管課の主務者が収受し、封書等にあっては親展文書又は個人宛ての文書等を除きすべて開封し、書類等の余白部分に、はがき等にあってはその表面に収受印(様式第1号)を押すものとする。ただし、同一種別の文書で、一括管理を要するものにあっては、別に受付印を作成し、文書収受印に代えてこれを押すことができる。

(2)　所在不明等により郵便局から返送されてきた文書等は、返送日を記録する必要がある場合に限り、前号本文の規定に準じて収受印を押す。

(3)　配布され、又は交付された文書等は、文書管理システムに所要事項を記録するものとする。ただし、文書管理システムに記録する必要がないと認められるものは、この限りでない。

(4)　配布され、又は交付された文書等が所管課の事務分掌に属さないときは、直ちに総務課へ返送しなければならない。

(1)　上司の閲覧に供すべきであると認められる文書

(2)　重要な文書で、その処理について特に上司の指示を仰ぐべき文書

(3)　事務の性質上直ちに処理することができない文書

(1)　次条に規定する制定用紙を用いて起案するもの

(2)　簡易な事案で、簡易起案用紙を用いて起案するもの

(3)　口頭にて処理できるもの

(1)　文書番号は、文書管理システムにより付番すること。

(2)　起案日及び決裁日は、文書管理システムにより登録すること。ただし、簡易起案用紙を使用する場合は、この限りでない。

(3)　発送(施行)日は、発送する必要のあるものはその発送日を、契約文書はその契約日を、事業の実施についてはその実施日を記載すること。

(4)　指令番号は、文書番号を充てること。

(5)　告示及び公告番号は、総務部総務課備付けの告示公告番号簿(様式第6号)により付番すること。

(6)　文書分類は、文書分類表に定める文書分類番号を記載すること。

(7)　起案者欄は、課、係、氏名及び内線番号(出先機関にあっては電話番号)を記載すること。

(8)　宛先欄は、発送する必要のあるものについては住所、氏名等を記載すること。宛先が2以上ある場合は、内訳を別途記載すること。

(9)　発信者名欄は、施行する文書の発信者名を記載すること。

(10)　公印欄は、第32条の規定により処理すること。

(11)　合議を要するものは、合議欄に必要な職名を記載すること。この場合において、合議先が2以上あるときは、直接関係のある課から順を追って記載すること。

(12)　件名は、事案の内容を簡潔明瞭に記載すること。

(13)　保存年限は、第37条第3号に掲げる保存期間を記載すること。

(1)　1事項につき1起案とすること。ただし、関連事項は、支障のない限り一括して起案することができる。

(2)　文字は明確に書き、文章は一読して理解できるよう平易で簡明なものでなければならない。

(3)　用字及び用語の表記は、伊勢市公文例規程による。

(4)　起案文書は、一読して判断することができるように、起案理由、経過処置、予算措置、関係法規その他参考となる事項を記載し、収受文書、資料等を添付しなければならない。ただし、事案が定例的又は軽易なものについては、これを省略することができる。

(5)　字句を訂正し、又は削除したときは、その箇所に証印して経過を明らかにしなければならない。

(6)　同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付しなければならない。

(7)　起案文書が重要なものについては、外装を用いることができる。ただし、特に重要なものは、起案者又は内容を説明できる者が持ち回りにより決裁又は決定を受けなければならない。

(8)　緊急を要する事案は、所定の手続によらず口頭にて上司の指示を受け処理することができる。ただし、処理後、所定の手続により決裁を受けなければならない。

(1)　同一課内にあっては、直属の係長の決定を受けた後、関係する係に回付し、当該係長の決定を受けるものとする。

(2)　同一部内にあっては、直属の課長の決定を受けた後、関係する課に回付し、当該課長の決定を受けるものとする。

(1)　決定者は、合議を受けた起案文書の結果を知ろうとするときは、起案文書の押印欄に「要再回」と記載しなければならない。

(2)　前号の起案文書は、事案の施行前に再回しなければならない。

(3)　再回された起案文書を閲了したときは、証印して所管課へ返送しなければならない。

(1)　記号は、別表第1による。

(2)　番号は、文書番号を充てる。

(3)　指令文書は、「伊勢市指令(年号)(記号)第(番号)号」とする。

(4)　一般文書は、「(年号)(記号)第(番号)号」とする。

(1)　権利、義務等の法律効果を伴わない軽易な回答、通知又は送付文書

(2)　不特定又は特定多数の市民に対し、同一の文面で施行する軽易な通知その他の一般文書

(3)　市の機関あてに施行する文書

(4)　前3号に掲げるもののほか、公印を省略することが適当であると認められる文書

(1)　公印を省略する場合は、「省略」と記載する。

(2)　事業の処理に公印の施行を伴わない場合は、「不要」と記載する。

(1)　郵送する文書等は、所管課において郵便番号、住所、氏名等を記載し、料金後納郵便物差出依頼票(様式第9号)を添付の上、総務課へ回付するものとする。

(2)　重要な文書等を郵送する場合は、書留、特定記録郵便等の特殊取扱いにしなければならない。

(3)　郵便は、原則として料金後納として処理しなければならない。

(4)　郵便切手又ははがきを使用するときは、郵便切手受払簿(様式第10号)に発送先、使用枚数等を記載しなければならない。

(5)　郵送する文書等は、他の文書と区別して文書集配袋に入れ、総務課に送付しなければならない。

(1)　公印を省略することができる場合

(2)　電子処分通知等、電子作成等その他これらに準ずる電磁的記録を送信する場合

(1)　完結文書は、文書分類表に基づいて分類し、会計年度又は暦年ごとに編集し、及び製本しなければならない。

(2)　事案の処理が2年以上にわたるものは、完結した年度又は年に属する文書として編集し、及び製本しなければならない。

(3)　簿冊の厚さは、8センチメートルを標準として、表紙、背表紙及び裏表紙を付けて製本しなければならない。ただし、専用バインダー等を使用するものについては、この限りでない。

(4)　簿冊の背表紙には、簿冊名称を記載しなければならない。

(5)　簿冊の先頭には、文書目録(様式第11号)をとじ、編集してある順に件名等を記載しなければならない。ただし、地区名、町名、氏名、生年月日等の順に編集してあり、文書目録を利用することなく文書が索引できるものについては、これを省略することができる。

(1)　保存文書は、完結した年度の翌年1年間は、所管課において保管しなければならない。

(2)　保管文書の保管期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。

(3)　保存文書の保存期間は、永年、10年、5年又は3年とする。

(1)　所管課長は、毎年度、文書管理システムにより作成する保管又は保存期間が満了した文書の一覧表の内容を確認し、当該文書の廃棄の可否について意見を付して総務課長に提出しなければならない。

(2)　総務課長は、前項の一覧表及びこれに付された意見を基に、保管及び保存文書廃棄リストを作成し、廃棄につき市長の決裁を受けなければならない。

(3)　総務課長は、廃棄文書のうち市史編集等の資料として必要があると認めたものについては、総務課所管の保存文書として保存することができる。

(4)　文書の廃棄処分は、焼却、裁断その他の方法により確実に行わなければならない。