○伊勢市個人情報保護事務取扱要領
令和5年4月1日
伊勢市個人情報保護事務取扱要領(平成27年8月1日施行)の全部を改正する。
(趣旨)
第1 この要領は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「施行令」という。)、伊勢市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年伊勢市条例第1号。以下「条例」という。)及び伊勢市個人情報の保護に関する法律事務取扱規則(令和5年伊勢市規則第31号。以下「規則」という。)に基づく個人情報の保護に関する事務の円滑な運用を図るため、その事務の取扱いに関し、個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド(行政機関等向け)(令和4年2月個人情報保護委員会事務局)に定めるものほか、必要な事項を定めるものとする。
(用語)
(分掌事務)
第3 総務部総務課情報公開係(以下「情報公開係」という。)及び総合支所生活福祉課(以下「情報公開係等」と総称する。)は、本市が行う個人情報保護制度の総合窓口として、おおむね次に掲げる事務を行う。
(1) 個人情報の取扱いについての相談及び案内
(2) 個人情報の取扱いについての苦情の受付
(4) 個人情報取扱事務登録簿(規則様式第3号。以下「登録簿」という。)の作成及び閲覧(情報公開係に限る。)
(5) 法第68条第1項に規定する漏えい等に係る個人情報保護委員会への報告の調整(情報公開係に限る。)
(6) 個人情報ファイル簿の公表(情報公開係に限る。)
(8) 保有個人情報の開示の実施(開示の場所の提供及び職員の立会いに限る。)
(10) 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求の受付
(11) 法165条第1項に規定する法の施行状況の報告の取りまとめ(情報公開係に限る。)
(12) 法第167条第1項の規定による個人情報保護委員会への届出(情報公開係に限る。)
(13) 個人情報取扱事務を所管する課(室、事務局及びこれらに相当する組織を含む。以下「所管課」という。)との連絡調整
(14) その他個人情報保護制度の推進に関すること。
2 所管課は、おおむね次に掲げる事務を行う。
(1) 個人情報の取扱いについての相談及び案内
(2) 個人情報取扱事務についての苦情に対する調査及び処理
(3) 法第68条第1項に規定する漏えい等に係る調査及び処理並びに同条第2項に規定する漏えい等に係る本人への通知
(4) 個人情報ファイル簿の作成
(5) 開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下「開示請求等」という。)のあった保有個人情報の検索及び特定
(6) 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等及び当該決定に係る通知
(8) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の実施
(9) 法第87条第3項の規定による申出の受付
(10) 保有個人情報が記録されている地方公共団体等行政文書の写しの作成及び送付
(11) 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求に対する弁明書の作成
(12) 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての訴訟
(13) その他個人情報保護制度の推進に関すること。
3 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求があった場合における審査庁の担当課(以下「担当課」という。)は、おおむね次に掲げる事務を行う。
(1) 審査請求に対する審理手続及び裁決
(2) 伊勢市行政不服審査会(伊勢市行政不服審査会条例(平成27年伊勢市条例第41号)第1条に規定する審査会をいう。以下「審査会」という。)への諮問
(個人情報取扱事務の届出等)
第4 所管課は、個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは、次に定めるところにより届出書を作成し、情報公開係に届け出る。
(1) 届出書は、個人情報取扱事務の単位(以下「事務単位」という。)ごとに1部作成するものとする。この場合において、事務単位が複数の課にまたがるときは、事務事業の多少、事務量等を考慮して主たる所管課を決定するものとする。
(2) 事務単位の設定は、次のいずれかによる。
ア 個人情報取扱事務に係る取得目的及び利用目的並びに対象となる個人の範囲
イ 課の所掌事務及び事業別予算による事務事業の中事業名の区分
ウ 法令等に基づいて実施する事務事業は、原則として一つの事務単位とする。ただし、当該事務事業の内容が多岐にわたり、複数の課において事務を分掌している場合又は対象者が異なる場合等は、それぞれ一つの事務単位とすることができる。
(3) 届出書の作成要領は、次のとおりとする。
ア 登録簿の「登録番号」の欄は、届出の際に情報公開係において記入する。
イ 登録簿の「登録年月日」の欄は、登録簿に登載した日の年月日を情報公開係において記入する。
ウ 「所管課(担当部署)」の欄は、所管課名及び係名を記入する。
エ 「個人情報取扱事務の名称」の欄は、個人情報を取り扱う事務の名称を記入する。
オ 「個人情報の利用の目的」の欄は、個人情報を取り扱う本来の又は直接の目的を明確かつ具体的に記入する。
カ 「個人情報の対象者の範囲」の欄は、取り扱う個人情報の対象者の範囲又は性格を明確に、かつ、できる限り具体的に記入する。
キ 「個人情報の種類及び記録項目」の欄は、該当する個人情報の種類の記録項目の□内にレ印を記入する。該当するものがない場合は、適宜余白に書き加えた上で、レ印を記入する。要配慮個人情報の記録項目のうち、政令で定める記述については、施行令に該当する要配慮個人情報を簡潔に記入する。
ク 「取扱事務の開始年月日」の欄は、当該個人情報取扱事務を開始する日の年月日を記入する。
ケ 「個人情報の取得先及び取得方法」の欄は、該当する□内にレ印を記入し、及び必要事項を記入する。
(ア) 本人からの取得か、又は本人以外からの取得かのいずれに該当するかを記入する。
(イ) 本人以外からの取得の場合の記載項目の区分は、次のとおりとする。
a 法令等 法律、政令、省令その他の命令及び条例に定めがあるとき。この場合においては、根拠法令等の題名及び該当条項を記入する。
b 本人同意 本人の同意を得たとき。
c 緊急 災害その他これに類する事態等において、人の生命、身体、健康、財産又は生活に対する危険を回避する等のため、時間的余裕がなく、かつ、本人以外から取得することについて相当な理由があるとき。
d 国等からの提供 法第69条第1項又は第2項第3号の規定により行政機関、独立行政法人等、他の地方公共団体又は地方独立行政法人(以下「国等」という。)から提供を受けるとき。
e 実施機関内利用 法第69条第1項又は第2項第2号の規定により実施機関の内部で利用するとき。
f 他実施機関提供 法第69条第1項又は第2項第3号の規定により他の実施機関から提供を受けるとき。
コ 「個人情報の取得の時期」の欄は、該当する□内にレ印を記入し、及び必要事項を記入する。
サ 「記録の形態(公文書等の名称)及び保存年限」の欄は、当該保有個人情報が記録されている形態及び文書分類表に記入されている保存年限に応じて該当する□内にレ印を記入する。また、当該公文書の名称を記入する。
シ 「電子計算組織の利用の有無」の欄は、電子計算組織を用いて個人情報の処理を行うか否かについて該当する□内にレ印を記入し、「有」の場合には、主なシステム名を記入する。
ス 「個人情報ファイルの有無等」の欄は、個人情報ファイルを保有しているか否かについて該当する□内にレ印を記入し、「有」の場合には、主な個人情報ファイル名称を記入する。
セ 「外部委託の有無」の欄は、個人情報を処理するに当たり外部委託を行うか否かについて該当する□内にレ印を記入し、「有」の場合は、その主な委託業務名を記入する。
ソ 「保護担当者」の欄は、庶務担当係長の職名を記入する。
タ 「備考」の欄は、その他特記すべき事項があれば記入する。
2 情報公開係は、個人情報取扱事務の届出を受けたときは、登録簿に登録するとともに、届出書に登録番号及び登録年月日を記入し、その写しを所管課に送付する。
3 所管課は、届け出た事項を変更しようとするときは、変更事項を届け出るとともに、修正後の個人情報取扱事務届出書を添付して情報公開係に提出する。
4 情報公開係は、審査の上、前項の届出事項の変更が適正と判断したときは、個人情報取扱事務届出書の差替えを行い、備考欄に変更年月日を記入の上、その写しを所管課に送付する。
(個人情報取扱事務の廃止)
第5 個人情報取扱事務の廃止の届出は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 個人情報取扱事務の廃止
ア 所管課は、個人情報取扱事務廃止届出書を情報公開係に提出する。
イ 情報公開係は、個人情報取扱事務を廃止する日の到来を待って、当該個人情報取扱事務に係る届出書の除去を行い、当該届出書に廃止年月日を記入の上、その写しを所管課に送付する。
(2) 個人情報取扱事務廃止届出書の作成要領は、次のとおりとする。
ア 「個人情報取扱事務の名称」の欄は、廃止をしようとする既に届け出ている個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入する。
イ 「廃止年月日」の欄は、届け出ている個人情報取扱事務を廃止しようとする予定の日の年月日を記入する。
ウ 「廃止の理由」の欄は、届け出ている個人情報取扱事務を廃止しようとする理由を記入する。
エ 「所管課」の欄は、所管課名及び係名を記入する。
オ 「備考」の欄は、その他特記すべき事項があれば記入する。
(登録簿の備置き及び閲覧)
第6 情報公開係は、提出された届出書に基づき登録簿を作成するとともに、当該登録簿を備え置き、一般の閲覧に供する。
(1) 登録簿の作成要領は、次のとおりとする。
ア 登録番号は、通し番号とし、個人情報取扱事務が存続する限りその番号を使用する。
イ 「登録年月日」の欄は、登録簿に登録する日を記入する。
ウ 「所管課」の欄は、届出書に記載された課名を記入する。
エ 「個人情報取扱事務の名称」の欄は、届出書に記載された当該事務の名称を記入する。
オ 「保存年限」の欄は、届出書の「記録の形態(公文書の名称)及び保存年限」欄の保存年限を記入する。
カ 「個人情報の種類」の欄は、該当欄に○印を記入する。
キ 「個人情報ファイルの有無」の欄は、個人情報取扱事務に係る個人情報ファイルを保有している場合は、○印を記入する。
(本人同意の手続)
第7 法第69条第2項第1号及び法第71条第1項の「本人の同意」を得る方法は、当該事務の性質に応じて、次に掲げる方法のいずれかにより行うものとする。ただし、第4号に規定する口頭による同意は、他の方法により難い場合において行う方法とする。
(1) 郵送等による同意書の提出
本人同意の必要が生じた都度、当該本人にその旨を通知し、同意書を送付してもらう。
(2) 申請等の際の同意書の提出
申請書等の提出を受ける際に、別途同意書を提出してもらう。
(3) 申請書等による同意
ア 申請書等に、本人以外取得、目的外利用又は提供に関する同意欄を設け、必要なものには署名してもらう。
イ 申請書等に、あらかじめ、本人以外取得、目的外利用又は提供をする旨を記入しておき、申請と同意を一体のものとして取り扱う。
(4) 口頭による同意
窓口又は電話で、口頭により同意を得る。この場合は、申請書等に同意の内容、氏名、同意の年月日及び担当職員名等を記入する。
(目的外利用)
第8 規則第4条第1項の「利用」とは、実施機関が当該実施機関の内部で保有個人情報を取り扱うことをいい、例えば、市長部局のある課が所管する保有個人情報を同じ市長部局の他の課が使用することをいう。
2 利用課は、目的外利用をしようとするときは、あらかじめ、事務の遂行のため必要最小限の範囲の情報であるか、目的外利用以外の方法では対応できないのか、法69条第1項又は同条第2項第1号若しくは第2号の規定のいずれかに該当するかどうか等について検討する。なお、目的外利用は、公共の利益及び本人の利益のために合理的な理由がある場合に限って例外的に認められるものであり、本人又は第三者の権利利益を不当に害するおそれがある場合には認められないことに留意する。
3 利用課は、事務単位ごとに個人情報目的外利用申請書(規則様式第4号)を作成し、当該保有個人情報を管理する所管課に提出する。
4 所管課は、目的外利用の可否を決定し、個人情報目的外利用決定通知書(規則様式第5号)を利用課に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。この場合において、所管課は、目的外利用をさせるときは、必要に応じて、保有個人情報を保護するための条件を付すことができる。
5 利用課は、目的外利用をしたときは、個人情報目的外利用・提供届出書(規則様式第8号)を作成し、情報公開係に送付する。
(提供)
第9 規則第5条第1項の「提供」とは、実施機関が当該実施機関以外のものに保有個人情報を提供することをいい、国等の本市以外のものに提供することのほか、本市の他の実施機関に提供することをいう。
2 保有個人情報を提供しようとする課(以下「提供課」という。)は、提供の求めの内容が、必要最小限の範囲の情報であるか、提供以外の方法によることができないか、法第69条第1項又は同条第2項第1号、同項第3号若しくは第4号の規定のいずれかに該当するかどうか等について検討する。なお、提供についても、目的外利用と同様に、公共の利益及び本人の利益のために合理的な理由がある場合に限って例外的に認められるものであり、本人又は第三者の権利利益を不当に害するおそれがある場合には認められないことに留意する。また、本人に提供する場合にあっては、本人確認を行うこと、法第78条各号(以下「非開示条項」という。)に該当する情報(以下「非開示情報」という。)に該当しないこと、法第81条の規定による存否応答拒否をすべき情報に該当しないこと等についても留意する。
3 提供を受けようとするもの(以下「提供先」という。)は、事務単位ごとに個人情報提供申請書(規則様式第6号)を作成し、提供課に提出する。
4 提供課は、提供の可否を決定し、個人情報提供決定通知書(規則様式第7号)を作成し、提供先に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。
5 提供課は、提供をした後、個人情報目的外利用・提供届出書を作成し、情報公開係へ送付する。
(個人情報ファイルの取扱い)
第10 所管課は、新たに個人情報ファイルを保有するときは、第4に規定する個人情報取扱事務の届出等を行うとともに、当該個人情報ファイルの名称、対象者の範囲、記録媒体の形態等の事項を情報公開係に届け出るものとする。
2 情報公開係は、前項の届出をもとに、各実施機関の個人情報ファイルの一覧表を作成する。
3 第1項の規定は、届け出た個人情報ファイルの事項に変更があったとき又は個人情報ファイルの保有をやめたときについて準用する。
(個人情報ファイル簿の作成等)
第11 所管課は、保有している個人情報ファイルについて、施行令で定めるところにより、次のとおり個人情報ファイル簿を作成し、情報公開係に提出する。
(1) 「個人情報ファイルの名称」の欄は、当該個人情報ファイルが利用に供される事務が具体的に明らかになるような名称を記載する。
(2) 「行政機関等の名称」の欄は、条例第2条第1項に規定にする実施機関の名称を記載する。
(3) 「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称」の欄は、当該個人情報ファイルを利用する事務を所掌する課室等の名称を記載する。
(4) 「個人情報ファイルの利用目的」の欄は、届出書に記載された「個人情報の利用の目的」に応じて、当該個人情報ファイルがどのような事務に利用されるのかを具体的に認識できるよう、利用目的をできる限り特定して、分かりやすい表現で記載する。
(5) 「記録項目」の欄は、届出書に記載された「個人情報の種類及び記録項目」に応じて、当該個人情報ファイルに記録される項目を分かりやすい表現で具体的に記載する。ただし、法第75条第3項の規定により個人情報ファイル簿に不記載とするものは、本欄には記載しない。また、各記録項目に順に番号を付すとともに、各記録項目の間を「、」で区切る。
(6) 「記録範囲」の欄は、届出書に記載された「個人情報の対象者の範囲」に応じて、保有個人情報の本人として当該個人情報ファイルに記録される個人の範囲を分かりやすい表現で具体的に記載する。また、保有個人情報の本人として記録される個人の種類が複数ある場合には、全てを列挙する。
(7) 「記録情報の収集方法」の欄は、保有個人情報の収集の相手方及び手段を分かりやすい表現で記載する。ただし、法第75条第3項の規定により個人情報ファイル簿に不記載とするものは、記載しない。
(8) 「要配慮個人情報が含まれるときは、その旨」の欄は、記録情報に法第2条第3項の要配慮個人情報が含まれる場合には「含む」と記載し、含まない場合には「含まない」と記載する。
(9) 「記録情報の経常的提供先」の欄は、記録情報を経常的に提供する相手方の名称を記載する。ただし、法第75条第3項の規定により個人情報ファイル簿に不記載とするものは、記載しない。
(10) 「開示等請求を受理する組織の名称及び所在地」の欄は、情報公開係等の名称及び所在地を記載する。
(11) 「訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等」の欄は、訂正及び利用停止に関する他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、該当する記録項目に付した番号及び当該法令の条項(法令番号を含む。)を記載する。
(12) 「個人情報ファイルの種別」の欄は、該当する□内にレ印を記入すること。また、当該個人情報ファイルが法第60条第2項第1号に係るファイル(電算処理ファイル)である場合には、当該ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内である同項第2号に係るファイル(マニュアル処理ファイル)の有無について、該当する□内にレ印を記入すること。
(13) 「備考」の欄は、その他特記すべき事項があれば記載する。
2 情報公開係は、提出された個人情報ファイル簿を一の帳簿として備え置き、一般の閲覧に供するとともに、市のウェブサイトにて公開をする。
3 所管課は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、当該個人情報ファイル簿を修正し、修正後の個人情報ファイル簿を情報公開係に提出する。
4 所管課は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又は個人情報ファイルの本人の数が1,000人を下回ったときは、情報公開係に、個人情報ファイル簿廃止届出書を提出する。
5 情報公開係は、前2項の提出があったときは、個人情報ファイル簿に係る市のウェブサイトを更新するとともに、必要に応じて第10の一覧表を修正する。
(開示請求等に関する相談及び案内)
第12 情報公開係等は、開示請求等に関する相談に応じるとともに、開示請求等をしようとする者(以下「請求者」という。)に対して、その内容が保有個人情報に係るものであるかどうかを十分に聴取する。その内容が苦情の申出であるときは、所管課に事実関係を確認し、又は所管課の職員の立会いを求めるなどして、その申出に速やかに対応する。
2 法令等(法を除く。以下この項において同じ。)の規定により開示、訂正又は利用停止の手続が定められている保有個人情報についての開示請求等があった場合は、当該法令等の定める手続によることとなるので、所管課に案内し、その対応を求める。また、法第124条第1項に規定する保有個人情報については、開示請求等は適用されないので、その旨を説明する等適切に対応するものとする。
3 所管課に直接開示請求等に関する問合せ等があった場合は、十分な説明を行った後、情報公開係等において、受付及び相談等を行う旨を案内する。
(開示請求書の確認等)
第13 開示請求書の受付は、請求者であることの確認、保有個人情報の特定及び開示請求書の記載事項の確認の後に行う。
(1) 請求者の確認
請求者が、施行令第22条の規定に基づき提出し、又は提示する書類により、当該者が保有個人情報の本人又はその代理人であることを確認する。
(2) 保有個人情報の特定
開示請求に係る保有個人情報の特定は、職員が請求者から聴取しながら届出書又は個人情報ファイル簿により検索し、必要に応じて所管課職員の立会いを求めるなど、所管課と十分に連絡を取り合い、当該保有個人情報の存在の有無を確認するとともに、当該保有個人情報の内容の特定を行う。
(3) 開示請求書の記載確認事項
ア 請求者の住所又は居所、氏名及び電話番号は、開示決定等の通知書等の送付等のため、正確に記入してあること。また、電話番号については、本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記入してあること。
イ 「開示を請求する保有個人情報」の欄は、開示請求に係る保有個人情報を特定するため重要であるので、保有個人情報が特定できる程度に具体的な内容が記入してあること。
ウ 「開示の実施方法等」の欄は、求める開示の実施方法について□内にレ印が記入してあること。また、窓口における開示を希望する場合は、希望日について、日付を記入してあること。
エ 「本人確認等ア」の欄は、該当する区分について□内にレ印が記入してあること。
オ 「本人確認等イ」の欄は、提示又は提出を受けた請求者本人確認書類の□内にレが記入してあること。「その他」に該当する場合は、記載している書類以外の請求者本人確認書類の名称を記入してあること。
カ 「本人確認等ウ」の欄のうち、本人の状況は、その別を□内にレ印が記入してあること。また、本人の氏名及び本人の住所又は居所は、当該本人の氏名、住所又は居所を記入してあること。
キ 「本人確認等エ」の欄は、提示又は提出を受けた法定代理人の確認書類の□内にレ印が記入してあること。「その他」に該当する場合は、記載している書類以外の法定代理人の確認書類の名称を記入してあること。
ク 「本人確認等オ」の欄は、提出を受けた任意代理人の確認書類の□内にレ印が記入してあること。「その他」に該当する場合は、委任状以外の任意代理人の確認書類の名称を記入してあること。
(開示請求書の受付)
第14 提出を受けた開示請求書の記入に形式上の不備がないときは、情報公開係等は、当該開示請求書の受付欄に受付印を押印し、受け付ける。また、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について請求者に説明する。
(1) 開示請求があった日から14日以内に開示決定等を行い、その結果を書面によって通知すること。また、開示決定をした場合において、窓口での開示の実施(閲覧、視聴等及び写しの交付)を希望する場合は、その日時、場所及び開示実施手数料(写しの交付を希望する場合に限る。)を、写しの送付による開示の実施を希望する場合は、その開示実施手数料及び送付に要する費用を、当該書面により通知すること。
(2) 開示請求書に開示の実施方法を記載しない場合又は希望する方法により開示を実施できない場合は、保有個人情報決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)を受け取ってから、開示実施方法等申出書(規則様式第12号)の提出が必要であること。
(3) 事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定等の期間を延長する場合は、開示請求があった日から14日以内に、その旨並びに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知すること。なお、延長後の期間は、開示請求があった日から44日を限度とするものであること。
(4) 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であって、開示請求があった日から44日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示決定等の期限の特例を適用すること。この場合、開示請求があった日から14日以内に、その旨並びに延長の理由及び残りの保有個人情報について開示決定等をする期限を通知するものであること。
(5) 開示の場所は、原則として情報公開係であること。
(6) 開示の実施に当たっては、開示の実施を受けようとする者が、原則開示決定通知書の提出又は提示が必要であること。
(7) 写しの交付の場合にあっては、手数料の負担が必要であること。また、送付による写しの交付を希望する場合には、郵送料の負担が必要であること。
2 ファクシミリ、電子メール、電話又は口頭による開示請求は認められないことから、これらによる請求があったときは、窓口又は郵送にて開示請求書を提出するよう求める。
3 開示請求書を受け付けたときは、保有個人情報開示請求等処理簿(様式第1号)に必要事項を記入後、当該開示請求書の写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)で保管し、原本を所管課に直ちに送付する。なお、個人情報開示請求等処理簿の受付番号は、情報公開係において付番する。
4 情報公開係等で開示請求書を受け付けた日が法第83条第1項に規定する「開示請求があった日」となる。したがって、開示請求書を受け付けた時が午前零時でない限り、その翌日が決定期間の起算日となる。また、当該期間の満了日が休日(伊勢市の休日を定める条例(平成17年伊勢市条例第2号)第1条第1項各号に規定する日をいう。以下同じ。)に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。
(開示請求に対する決定)
第15 所管課における開示請求に対する決定に係る事務手順は、次のとおりとする。
(1) 保有個人情報の検索及び地方公共団体等行政文書の特定
所管課は、開示請求に係る保有個人情報を検索し、開示請求に係る保有個人情報が記録された地方公共団体等行政文書の特定を行う。
(2) 事案の移送の要否の検討
開示請求に係る保有個人情報が行政機関の長等が属する行政機関等以外の行政機関等から提供されたものであるとき、その他他の行政機関の長等において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、法第85条第1項の規定による事案の移送を検討する。
(3) 決定の検討
ア 所管課は、開示請求に係る保有個人情報に非開示情報が含まれているかどうか等当該保有個人情報の内容について検討を行う。なお、非開示情報が含まれている場合には、その部分を除いて開示することができるかどうかの検討も併せて行う。
イ 所管課は、開示請求に係る保有個人情報の内容が他の課に関わりのあるときは、これらの課と十分に協議するとともに、決裁に際しては合議する。
ウ 所管課は、開示請求に対する決定に当たっては、法の趣旨及び目的に適合するよう慎重に検討する。
(4) 決定期限の延長
ア 事務処理上の困難その他正当な理由により開示請求があった日から14日以内に開示決定等をすることができないときは、当該期間内に決定をする期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、その旨を保有個人情報開示決定等期限延長通知書(規則様式第14号)により通知する。なお、「延長後の期間」の欄は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長の理由」の欄は、できるだけ具体的に記入するものとする。また、この決定期限の延長は、開示請求があった日から14日を経過していなければ、開示請求があった日から44日を限度として再度の延長を行うことができるものであるが、不測の事態が生じた場合等再度の延長を行うことにつきやむを得ない理由がある場合に限るものである。
イ 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求のあった日から44日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示請求のあった日から14日以内に、開示決定等の期限の特例を適用する旨を決定し、その旨を保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書(規則様式第15号)により通知する。この場合には、開示請求に係る保有個人情報のうち、開示請求があった日から44日以内に相当の部分につき開示決定等を行い、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等を行う。ここでいう「相当の部分」とは、開示請求に係る保有個人情報のうち44日以内に開示決定等の処理をすることが可能な部分であって、請求者の要求をある程度満たす合理的なまとまり(保有個人情報の種類、作成又は取得がされた期間等のまとまり)のある部分をいう。なお、「開示決定等の期限の特例を適用する理由」の欄は、条例第5条の規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入し、「残りの保有個人情報について開示決定等をする期限」の欄は、最終的に当該開示請求に係る保有個人情報の全ての部分について開示決定等を終えることが可能であると見込まれる期限を記載するものであり、その日付を具体的に記載する。また、( )内の日付は、開示請求があった日から44日目を記入するものとする。
ウ 所管課は、決定期限の延長を行ったときは、保有個人情報開示決定等期限延長通知書又は保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書の写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。
(5) 第三者に関する情報の取扱い
開示請求に係る保有個人情報に請求者以外の者に関する情報が含まれている場合は、第16に定めるところにより処理するものとする。
(6) 開示決定通知書の記入要領
ア 「全部・一部」の部分については、保有個人情報が全部開示されるのか、一部開示されるのかについて、その別を記入又は該当する箇所に○をする。
イ 「開示する保有個人情報」の欄は、開示請求書により特定し、開示決定(一部開示を含む。)を行った保有個人情報の名称等を正確に記入する。
ウ 「不開示とした部分等」の欄は、保有個人情報の一部を不開示とする場合は、不開示とした部分並びに法第78条各号に規定する非開示条項及び当該非開示条項を適用する理由について、請求者が十分に理解できるよう具体的に記載する。複数の非開示条項に該当する場合は、該当する条項ごとに当該条項及びその理由を記入する。全部開示する場合は「―」又は「無し」と記入する。なお、保有個人情報の一部を不開示とする場合は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求又は行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)の規定による取消訴訟の対象となるので、その旨を当該欄の下に教示する。
エ 「開示する保有個人情報」の利用目的の欄は、届出書の「個人情報の利用の目的」又は個人情報ファイル簿の「個人情報ファイルの利用目的」のうち、開示請求に係るものを記入する。なお、法第62条第2号又は第3号に該当するため利用目的を記載できない場合には、本欄に「法第62条第2号に該当」又は「法第62条第3号に該当」と記載する。
オ 「開示の実施の方法等(1)」の欄は、次のとおり記入する。
(ア) 開示請求書に希望する開示の実施方法等が記載されていない場合又は開示請求書において希望した開示の実施の方法による開示の実施ができない場合 開示決定した保有個人情報について、実施することができる開示の実施の方法を全て記載するとともに、開示実施方法等申出書の提出を求める旨を記入する。
(イ) 開示請求書において開示の実施の方法等に関する希望が記載されている場合 当該開示の実施の方法を記載する。なお、開示請求書において希望した開示の実施の方法による開示の実施ができるが、希望日での実施ができない場合は、その旨を記入するとともに、開示実施方法等申出書の提出を求める旨を記載する。
カ 「開示の実施の方法等(2)」の欄は、次のとおり記入する。
(ア) 期間及び時間については、開示の実施日の希望の有無に応じて、適切に設定する。開示の実施日を希望していない場合は、開示決定等の通知書が請求者に到達する日までの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の執務時間内の日時を指定するなど、適切に設定する。この場合において、請求者と事前に電話等により連絡を取り、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。
(イ) 場所については、原則として情報公開係等とする。
キ 「開示の実施の方法等(3)」の欄は、次のとおり記入する。
(ア) 開示実施手数料については、開示の実施の方法に応じて計算された金額を記入する。
(イ) 写しの送付を希望する場合の準備日数については、開示請求者に送付される時期の目途が分かるように記入する。
(ウ) 送付に要する費用については、開示請求に係る保有個人情報が記載されている地方公共団体等行政文書の写しを送付する場合の送付に要する費用を記入する。
(7) 保有個人情報不開示決定通知書の記入要領
ア 「不開示に該当」の欄は、該当する不開示条項及び当該不開示条項を適用する理由について、請求者が十分に理解できるよう具体的に記入する。複数の不開示条項に該当する場合は、該当する条項ごとに当該条項及びその理由を記入する。
イ 「上記以外」の欄は、次のとおり記入する。
(ア) 開示請求に係る保有個人情報が不存在であることを理由に不開示決定を行う場合は、該当する□内にレ印を記入し、その理由について、具体的(作成又は取得の義務がないため作成又は取得をしていない、作成又は取得をしたが、保存期間の満了により何年何月何日に廃棄した等)に記入する。
(イ) 開示請求に係る保有個人情報の存否を拒否することを理由に不開示決定を行う場合は、該当する□内にレ印を記入し、その理由については、開示請求に係る保有個人情報が仮に存在した場合にどの非開示条項に該当し、当該保有個人情報の存在等を明らかにすることがなぜ不開示情報を開示することになるのかを記入する。
(ウ) 請求書の形式上の不備を理由に不開示決定を行う場合は、該当する□内にレ印を記入し、その理由については、法第77条第3項の規定に基づき、実施機関が求めた補正の内容、補正を求めた日、これまで開示請求者に行った補正の参考と情報提供の経過等を具体的に記入する。
(8) 開示決定等の通知書の送付
所管課は、開示決定等をしたときは、遅滞なく開示決定等の通知書を請求者に送付するとともに、その写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。
(第三者に関する情報の取扱い)
第16 開示請求に係る保有個人情報に市、国等及び請求者のこれらの者以外の者(以下第16において「第三者」という。)に関する情報が含まれている場合の当該第三者に対する法第86条第1項又は第2項の規定に基づく意見書提出の機会の付与の方法等については、次に定めるところによる。
(1) 意見書提出の機会の付与の方法
(2) 反対意見書を提出した者への通知
意見照会に対して反対意見書の提出があった場合において、開示決定をしたときは、当該反対意見書を提出した者に対し、反対意見書に係る保有個人情報の開示決定に関する通知書(規則様式第18号)によりその旨を通知する。
(3) 開示請求に係る保有個人情報に国等に関する情報が含まれている場合の取扱い
開示請求に係る保有個人情報に国等に関する情報が含まれている場合において、開示・不開示の判断を行うに当たって必要と判断する場合には、前各号に定める第三者に関する情報の取扱いに準じて意見の照会や事実関係の確認を行うものとする。
(開示の実施方法等の申出)
第17 開示の実施方法等の申出の取扱いについては、次のとおり行う。
(1) 開示実施方法等申出書の受付等
所管課は、開示実施方法等申出書の提出があったときは、その内容に応じて、開示の実施の準備を行うとともに、その写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。
(2) 開示実施方法等申出書の記載事項確認
ア 「保有個人情報開示決定通知書の番号等」は、開示請求に係る開示決定通知書の日付及び文書番号を記載してあること。
イ 「開示請求に係る保有個人情報の名称等とその開示の実施の方法」は、開示決定を受けた保有個人情報の名称等を記載するとともに、開示の実施の方法として希望するものについて□内にレ印が記入してあること。また、開示決定に係る保有個人情報の一部を開示することを希望している場合は、( )にその部分を具体的に記載してあること。
ウ 「開示の実施を希望する日」は、開示決定通知書に記載にしている期間及び時間から希望する日時を記載してあること。
エ 「写しの送付」の希望の有無について、□内にレ印が記入してあること。
(3) 開示の実施日の変更等を行う場合の手続
ア 請求者が、当初予定をしていた開示の実施日を変更を希望する場合は、原則として開示実施方法等申出書の提出を求めるが、請求者と電話等により連絡を取るなどをして、客観的な記録(通話メモ、録音等)により、希望する開示の実施日が追完又は訂正されたことが確認できるときには、施行令第26条の規定により、開示実施方法等申出書の提出を不要とする。
イ 請求者が、当初予定をしていた開示の実施の方法を変更する場合は、請求者に対して、開示実施方法等申出書の提出を求めるものとする。この場合において、変更後の開示の実施方法によっては、新たな開示実施手数料や開示に当たっての準備日数が生じることに留意するとともに、請求者にその旨をあらかじめ伝えるものとする。
(開示の実施)
第18 保有個人情報の開示の方法は、次のとおりとする。
(1) 保有個人情報の開示は、伊勢市情報公開事務取扱要綱(平成17年4月1日施行)第8条第1項各号の規定に準じて、請求に係る地方公共団体等行政文書の原本の閲覧又は視聴若しくは写しの交付により行う。
(2) 写しの作成は、原則として所管課が行う。
(3) 送付による写しの交付を求められたときは、開示実施手数料の額の現金又は定額小為替証書及び送付に要する郵送料に相当する額の切手の送金又は送付を求め、請求者の希望に応じる。この場合において、写しの郵送は、確実に請求者が受領したことが証明できる方法により行うため、本人限定受取郵便による場合の郵送料(第19第2号において同じ。)を求める。
(4) 写しの交付をする場合は、当該写しに「伊勢市個人情報保護」の表示を行う。
(5) 日時及び場所
ア 開示は、決定通知書で指定した日時及び場所で行う。
イ 所管課の職員は、開示に係る保有個人情報に関する必要な資料を指定した日時及び場所に持参する。
(6) 開示を行う際は、開示を受けようとする者に対し、原則として決定通知書の提示を求める。
(7) 職員の立会い
開示は、必ず、情報公開係等及び所管課の職員が立ち会って行う。
(8) 開示の実施
所管課の職員は、請求者に対し、決定通知書に記載された保有個人情報と閲覧等に供しようとする保有個人情報が一致することを確認した上で、その保有個人情報を請求者に提示し、請求者の求めに応じて可能な範囲内で説明を行う。
(9) 開示の実施方法の変更
請求者が当初閲覧、聴取又は視聴のみを希望していた場合であっても、閲覧、聴取又は視聴の時にその写しの交付を希望したときは、第17第3号イの例により対応する。
2 開示の実施に当たっている職員は、請求者が保有個人情報について汚損、破損、加筆等をするおそれがあるときは、規則第8条第4項の規定により、当該保有個人情報の開示を中止し、又は禁止し、原本の閲覧、聴取又は視聴に代えて写しで対応することができる。
3 保有個人情報の開示を実施するに当たって視覚障害者から求めがあったときは、朗読によって開示に努める。
4 指定日以外の保有個人情報の開示は、次のとおりとする。
(1) 請求者から決定通知書で指定した日時及び場所へ行くことができない旨の連絡があったときは、第17第3号アの例により対応し、情報公開係等に連絡の上、当該保有個人情報の開示を行う。この場合は、改めて決定通知書の送付はしない。
(2) 請求者が決定通知書で指定した日時に連絡なく現れなかった場合は、所管課は、当該請求の意思確認を行い、開示を必要とするときは、前号に準じた措置を講ずるものとする。
(費用の徴収方法)
第19 開示実施手数料及び送付に要する費用の徴収方法は、次のとおりとする。
(1) 情報公開係等における費用の徴収は、保有個人情報の写しを交付する際、現金により徴収する。
(2) 送付により写しの交付を行う場合の費用の徴収は、開示実施手数料については現金又は定額小為替証書で事前に徴収し、送付に要する費用については郵送料に相当する額の切手の提出を求め、当該保有個人情報の写しにこれらの領収書を添えて請求者に送付する。
(訂正請求書の確認等)
第20 訂正請求書の受付は、請求者であることの確認、保有個人情報の特定及び訂正請求書の記載事項の確認の後に行う。
(1) 請求者の確認
第13に定める開示請求を受け付けるときと同様に行う。
(2) 保有個人情報の特定
法第90条第1項第1号又は第2号に該当するものかを確認する。
(3) 訂正請求書の記載確認事項
ア 請求者の住所又は居所、氏名及び電話番号は、訂正決定等の通知書等の送付等のため、正確に記入してあること。また、電話番号については、本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記入してあること。
イ 訂正請求書の日付が、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内であること。
ウ 「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」の欄は、訂正請求に係る保有個人情報について、法第90条第1項第1号又は第2号に掲げる保有個人情報開示の実施を受けた日が記入してあること。
エ 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」の欄は、訂正請求に係る保有個人情報の内容や開示決定通知書に記載されている日付等の必要な事項が記入してあること。
オ 「訂正請求の趣旨及び理由」の欄は、どの箇所をどのように訂正するのか及びその理由が具体的に記入してあること。
カ 本人確認等の欄は、第13第3号エからクまでの例のとおり記入してあること。
(4) 訂正を求める内容が事実に合致することの証明
訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料がある場合は、その提示又は提供を訂正請求者に求めるものとする。提示を求めた場合は、原則として、請求者の了解を得て当該資料の写しをとること。
(訂正請求書の受付)
第21 提出を受けた訂正請求書の記入に不備がないときは、情報公開係等は、当該訂正請求書の受付欄に受付印を押印し、受け付ける。また、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について請求者に説明する。
(1) 訂正請求があった日から30日以内に訂正決定等を行い、その結果を書面によって通知すること。
(2) 事務処理上の困難その他正当な理由により訂正決定等の期間を延長する場合は、遅滞なく、その旨並びに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知すること。なお、延長できる期間は、30日以内に限るものであること。
(3) 訂正決定等に特に長期間を要するため、訂正請求があった日から60日以内にその全てについて訂正決定等をすることができないと認める場合には、訂正決定等の期限の特例を適用すること。この場合、訂正請求があった日から30日以内に、その旨並びに延長の理由及び訂正決定等をする期限を通知するものであること。
2 ファクシミリ、電子メール、電話又は口頭による訂正請求は、当該訂正請求の受付に当たって請求内容と請求者自身であることの確認が必要であるため、認めない。また、法第91条第1項の規定により訂正請求書を提出することを定めていることから、電話又は口頭による請求があったときは、訂正請求書により請求するよう求める。
3 訂正請求書を受け付けたときは、個人情報開示請求等処理簿に必要事項を記入後、当該訂正請求書の写しを情報公開係(訂正請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)で保管し、原本を所管課に直ちに送付する。なお、個人情報開示請求等処理簿の受付番号は、情報公開係において付番する。
4 情報公開係等で訂正請求書を受け付けた日が法第94条第1項に規定する「訂正請求があった日」となる。したがって、訂正請求書を受け付けた時が午前零時でない限り、その翌日が決定期間の起算日となる。また、当該期間の満了日が休日に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。
(訂正請求に対する決定)
第22 所管課における訂正請求に対する決定に係る事務手順は、次のとおりとする。
(1) 保有個人情報の検索及び地方公共団体等行政文書の特定
所管課は、訂正請求に係る保有個人情報を検索し、訂正請求に係る保有個人情報が記録された地方公共団体等行政文書の特定を行う。
(2) 保有個人情報の調査
所管課は、訂正請求書の提出の際に提出又は提示をされた資料があった場合は、それを参考とし、訂正請求に係る関係書類等の確認、関係者への事情聴取等により訂正請求に係る保有個人情報について、内容の誤り等があるかどうかを速やかに調査する。
(3) 事案の移送の要否の検討
訂正請求に係る保有個人情報が法第85条第3項の規定に基づく開示に係るものであるとき、その他他の行政機関の長等において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは、法第96条の規定による事案の移送を検討する。
(4) 決定の検討
ア 所管課は、訂正請求があった場合は、次の事項について慎重に検討する。
(ア) 当該保有個人情報について、その記載された事実の正誤又は内容を確認する。
(イ) 当該保有個人情報について、訂正する権限があるかどうかを確認する。
(ウ) 誤りを確認し、又は内容が不完全であった場合で、それを訂正する権限があると認めたときは、訂正する方法(修正、追加、削除等の別)及び訂正する内容を確認する。なお、調査の結果判明した事実が、保有個人情報として記録されている内容とも請求者の請求内容とも異なっている場合には、当該訂正請求に対しては不訂正となるが、必要な場合には、別途職権で訂正等を行うこととなる。
イ 所管課は、訂正請求に係る保有個人情報が他の課に関わりのあるときは、これらの課と十分協議するとともに、決裁に際しては合議する。
ウ 所管課は、訂正請求に対する決定に当たっては、法の趣旨及び目的に適合するよう慎重に検討する。
(5) 決定期限の延長
ア 事務処理上の困難その他正当な理由により訂正請求があった日から30日以内に訂正決定等をすることができないときは、当該期間内に決定をする期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、その旨を保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(規則様式第22号)により通知する。なお、「延長後の期間」の欄は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長の理由」の欄は、できるだけ具体的に記入するものとする。また、この決定期限の延長は、訂正請求があった日から30日を経過していなければ、訂正請求があった日から60日を限度として再度の延長を行うことができるものであるが、訂正請求に係る保有個人情報についての事実関係を確認するための調査や、調査結果に基づき訂正を行うか否かの判断等を行うに当たって、特に時間を要する場合等再度の延長を行うことにつきやむを得ない理由がある場合に限るものである。
イ 訂正決定等に特に長期間を要するため、訂正請求のあった日から60日以内にその全てについて訂正決定等をすることができないと認める場合には、訂正請求のあった日から30日以内に、訂正決定等の期限の特例を適用する旨を決定し、その旨を保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書(規則様式第23号)により通知する。この場合には、相当の期間内に訂正決定等を行えば足りるものであるが、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「法第95条の規定(訂正決定等の期限の特例)を適用する理由」の欄に、その理由をできるだけ具体的に記入するものとする。
ウ 所管課は、決定期限の延長を行ったときは、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書又は保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書の写しを情報公開係(訂正請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。
(6) 訂正決定等の通知書の記入要領
ア 「訂正請求に係る保有個人情報の名称等」の欄は、訂正請求のあった保有個人情報の名称等を記入する。ただし、保有個人情報の開示を受けずに訂正請求を行った場合であって、存否応答拒否をする場合又は訂正請求に係る保有個人情報が記録された地方公共団体等行政文書を保有していない場合(当該地方公共団体等行政文書を廃棄したため保有していない場合等であって、当該地方公共団体等行政文書の名称等が明らかなときを除く。)は、訂正請求書に記載された「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等」を記入する。
イ 「訂正請求の趣旨」の欄は、訂正請求書に記載された「訂正請求の趣旨及び理由」を簡潔にまとめて記入する。
ウ 「訂正決定をする内容及び理由」の欄は、訂正前の保有個人情報の内容、訂正後の保有個人情報の内容及び訂正を行った日並びに訂正を行った理由を記入する。なお、請求内容の一部について訂正を実施することを決定した場合は、不訂正とした部分とその理由についても記入する。
エ 「訂正しないこととした理由」の欄は、訂正請求の趣旨のとおり訂正しない理由を記入する。また、アただし書の場合であって、存否応答拒否をする場合は、第15第8号イ(イ)に準じて記入し、訂正請求に係る保有個人情報が不存在の場合は、その旨及び当該保有個人情報を保有していない理由を具体的に記入する。
(7) 訂正決定等の通知書の送付
第15に定める開示決定等の通知書を送付するときと同様に行う。
(訂正の実施)
第23 所管課は、訂正する旨の決定をした場合は、速やかに当該保有個人情報の訂正の処理を行うものとする。
2 訂正は、次に掲げる方法のほか、当該保有個人情報が記録されている地方公共団体等行政文書の種類及び態様に応じ適切な方法により実施する。
(1) 訂正する保有個人情報を消去し、訂正後の保有個人情報を新たに記録する。
(2) 訂正する保有個人情報の記載された部分を二重線で抹消し、余白に訂正後の個人情報を記載する。
(3) 当該保有個人情報が訂正された旨及び訂正後の保有個人情報を余白に記録する。
(保有個人情報の提供先への通知)
第24 訂正請求に係る保有個人情報の訂正を実施した所管課は、訂正に係る保有個人情報の内容や提供先における利用目的を勘案し、必要があると認めるときは、保有個人情報提供先への訂正決定通知書(規則様式第24号)により当該保有個人情報の提供先に対して、当該保有個人情報の訂正の内容を通知する。
(利用停止請求書の確認等)
第25 利用停止請求書の受付は、請求者であることの確認、保有個人情報の特定及び利用停止請求書の記載事項の確認の後に行う。
(1) 請求者の確認
第13に定める開示請求を受け付けるときと同様に行う。
(2) 保有個人情報の特定
第21に定める訂正請求を受け付けるときと同様に行う。
(3) 利用停止請求書の記載確認事項
ア 請求者の住所又は居所、氏名及び電話番号は、利用停止決定等の通知書等の送付等のため、正確に記入してあること。また、電話番号については、本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記入してあること。
イ 利用停止請求書の日付が、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内であること。
ウ 「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」の欄は、利用停止請求に係る保有個人情報について、法第90条第1項第1号又は第2号に掲げる保有個人情報開示の実施を受けた日が記入してあること。
エ 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」の欄は、利用停止請求に係る保有個人情報の開示決定通知書に記載されている日付等の必要な事項が記入してあること。
オ 「利用停止請求の趣旨及び理由」の欄は、趣旨については、法第98条第1項第1号又は第2号のいずれに該当するか等について、□内にレ印が記入してあること。理由については、当該保有個人情報が法に違反して保有、取得、利用又は提供がされていると認められる理由が具体的に記入してあること。
カ 本人確認等の欄は、第13第3号エからクまでの例のとおり記入してあること。
(利用停止請求書の受付)
第26 提出を受けた利用停止請求書の記入に不備がないときは、情報公開係等は、当該利用停止請求書の受付欄に受付印を押印し、受け付ける。また、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について請求者に説明する。
(1) 利用停止請求を受け付けた日から30日以内に利用停止決定等を行い、その結果を書面によって通知すること。
(2) 事務処理上の困難その他正当な理由により利用停止決定等の期間を延長する場合は、遅滞なく、その旨並びに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知すること。なお、延長できる期間は、30日以内に限るものであること。
(3) 利用停止決定等に特に長期間を要するため、利用停止請求があった日から60日以内にその全てについて利用停止決定等をすることができないと認める場合には、利用停止決定等の期限の特例を適用すること。この場合は、利用停止請求があった日から30日以内に、その旨並びに延長の理由及び利用停止決定等をする期限を通知するものであること。
2 ファクシミリ、電子メール、電話又は口頭による利用停止請求は、当該利用停止請求の受付に当たって請求内容と請求者自身であることの確認が必要であるため、認めない。また、法第99条第1項の規定により利用停止請求書を提出することを定めていることから、電話又は口頭による請求があったときは、利用停止請求書により請求するよう求める。
3 利用停止請求書を受け付けたときは、個人情報開示請求等処理簿に必要事項を記入後、当該利用停止請求書の写しを情報公開係(利用停止請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)で保管し、原本を所管課に直ちに送付する。なお、個人情報開示請求等処理簿の受付番号は、情報公開係において付番する。
4 情報公開係等で利用停止請求書を受け付けた日が法第102条第1項に規定する「利用停止請求があった日」となる。したがって、利用停止請求書を受け付けた時が午前零時でない限り、その翌日が決定期間の起算日となる。また、当該期間の満了日が休日に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。
(利用停止請求に対する決定)
第27 所管課における利用停止請求に対する決定に係る事務手順は、次のとおりとする。
(1) 保有個人情報の検索及び地方公共団体等行政文書の特定
所管課は、利用停止請求に係る保有個人情報を検索し、利用停止請求に係る保有個人情報が記録された地方公共団体等行政文書の特定を行う。
(2) 保有個人情報の調査
所管課は、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等により利用停止請求に係る保有個人情報について、法に違反した取扱いが行われているかどうかを速やかに調査する。
(3) 決定の検討
ア 所管課は、利用停止請求があった場合で、調査により利用停止請求に係る事実が確認されたときは、請求に係る利用停止を行うかどうか及び利用停止を行う場合の方法、内容等について慎重に検討する。
イ 所管課は、利用停止請求に係る保有個人情報が他の課に関わりのあるときは、これらの課と十分協議するとともに、決裁に際して合議する。
ウ 所管課は、利用停止請求に対する可否の決定に当たっては、法の趣旨及び目的に適合するよう慎重に検討する。
(4) 決定期限の延長
ア 事務処理上の困難その他正当な理由により利用停止請求があった日から30日以内に利用停止決定等をすることができないときは、当該期間内に決定をする期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、その旨を保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(規則様式第28号)により通知する。なお、「延長後の期間」の欄は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長の理由」の欄は、できるだけ具体的に記入するものとする。また、この決定期限の延長は、利用停止請求があった日から30日を経過していなければ、利用停止請求があった日から60日を限度として再度の延長を行うことができるものであるが、利用停止請求に係る保有個人情報についての事実関係を確認するための調査や、調査結果に基づき利用停止を行うか否かの判断等を行うに当たって、特に時間を要する場合等再度の延長を行うことにつきやむを得ない理由がある場合に限るものである。
イ 利用停止決定等に特に長期間を要するため、利用停止請求のあった日から60日以内にその全てについて利用停止決定等をすることができないと認める場合には、利用停止請求のあった日から30日以内に、利用停止決定等の期限の特例を適用する旨を決定し、その旨を保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書(規則様式第29号)により通知する。この場合には、相当の期間内に利用停止決定等を行えば足りるものであるが、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「法第103条の規定(利用停止決定等の期限の特例)を適用する理由」の欄は、法第103条の規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。
ウ 所管課は、決定期限の延長を行ったときは、保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書又は保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書の写しを情報公開係(利用停止請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。
(5) 利用停止決定等の通知書の記入要領
ア 「利用停止請求に係る保有個人情報の名称等」の欄は、利用停止請求のあった保有個人情報の名称等を記入する。ただし、保有個人情報の開示を受けずに利用停止請求を行った場合であって、存否応答拒否をする場合又は利用停止請求に係る保有個人情報が記録された地方公共団体等行政文書を保有していない場合(当該地方公共団体等行政文書を廃棄したため保有していない場合等であって、当該地方公共団体等行政文書の名称等が明らかなときを除く。)は、利用停止請求書に記載された「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等」を記入する。
イ 「利用停止請求の趣旨」の欄は、利用停止請求書に記載された「利用停止請求の趣旨及び理由」を簡潔にまとめて記入する。
ウ 「利用停止決定をする内容及び理由」の欄は、利用停止の措置の内容及び利用停止を行った日並びに利用停止を行った理由を記入する。なお、請求内容の一部について利用停止を実施することを決定した場合は、利用停止をした部分とその理由についても、記入する。
エ 「利用停止をしないこととした理由」の欄は、利用停止請求の趣旨のとおり使用停止しない理由を記載する。また、アただし書の場合であって、存否応答拒否をする場合は、第15第8号イ(イ)に準じて記入し、利用停止請求に係る保有個人情報が不存在の場合は、その旨及び当該保有個人情報を保有していない理由を具体的に記入する。
(6) 利用停止決定等の通知書の送付
第15に定める開示決定等の通知書を送付するときと同様に行う。
(利用停止の実施)
第28 所管課は、利用停止をする旨の決定をした場合は、速やかに当該保有個人情報の利用停止の処理を行うものとする。
2 利用停止は、次に定めるところにより行う。
(1) 利用の停止 利用停止請求に係る保有個人情報の利用の全部又は一部を止める。なお、保有個人情報の目的外利用について利用停止請求がなされた場合には、当該目的外利用のみが利用停止請求の対象となり、当該保有個人情報の目的内の利用は、当然には利用停止請求の対象とはならない。
(2) 消去 利用停止請求に係る保有個人情報が書面に記録されている場合には該当部分を黒く塗り潰し、又は該当部分を分離して廃棄し、電磁的記録に記録されている場合は当該部分の記録を消去する。
(3) 提供の停止 実施機関以外のものへの提供を決定の日以後行わない。なお、既に提供した個人情報の回収は含まれない。
3 所管課は、利用停止を決定した場合は、関係課に、その旨を通知するものとし、通知を受けた関係課は、これを踏まえて当該保有個人情報の利用停止について検討するものとする。
(審査請求)
第29 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に対する審査請求があった場合の取扱いは、次のとおりとする。
(1) 審査請求の受付
審査請求の受付は、担当課が行う。この場合において、情報公開係又は処分庁の所管課で受け付けたときは、審査請求書の提出等があった日を記録するとともに、担当課に直ちに審査請求書を送付する。
(2) 審査請求書の記載事項等の確認
審査請求書の提出があったときは、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認を行う。
ア 審査請求書の記載事項の確認
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求に係る処分
(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(エ) 審査請求の趣旨及び理由
(オ) 処分庁の教示の有無及び内容
(カ) 審査請求の年月日
(キ) 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所
イ 代表者等の資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無
ウ 審査請求期間内の審査請求かどうか。
エ 審査請求適格の有無(開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等によって直接に自己の権利利益を侵害された者であるか。)
(3) 審査請求書の補正
担当課は、審査請求書が行政不服審査法第19条の規定に違反する場合には、相当の期間を定めて審査請求人に対し補正を命じるものとする。
(4) 審査請求の却下
担当課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行い、遅滞なく、裁決書の謄本を当該審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。
ア 補正命令に対し、前号の相当の期間内に不備を補正しなかったとき。
イ 審査請求が不適法であり、かつ、補正できないことが明らかあるとき。
(5) 弁明書の提出
ア 担当課は、相当の期間を定めて、所管課に弁明書の提出を求め、審査庁が所管課である場合にあっては、相当の期間内に弁明書を作成する。
イ 担当課は、所管課から弁明書の提出があったときは、これを審査請求人及び参加人に送付する。
(6) 反論書及び意見書の提出
担当課は、審査請求人及び参加人に弁明書を送付する際、反論書又は意見書を提出できる旨を提出すべき相当の期間を定めて通知する。
(7) 口頭意見陳述
担当課は、審査請求人又は参加人から申立てがあった場合は、口頭意見陳述を実施する。
(8) 裁決の検討
担当課は、審査請求を却下する場合を除き、決定が妥当であるかどうか検討を行うものとする。
(9) 審査会への諮問
担当課は、検討の結果、法第105条第1項各号に規定する場合に該当しない場合は、次のとおり審査会への諮問を行う。
ア 担当課は、情報公開係と必要な協議及び調整を行い、諮問書(規則様式第30号)を作成し、情報公開係を経由して審査会に諮問する。
イ 前項の諮問書には、審査請求書の写し、法第106条第2項において読み替えて適用する行政不服審査法第29条第2項の弁明書の写し及び次に掲げる書類を添付するものとする。
(ア) 審査請求に係る開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書の写し
(イ) 審査請求に係る開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等の通知書の写し
(ウ) 法第106条第2項において読み替えて適用する行政不服審査法第30条第1項に規定する反論書の写し
(エ) 法第106条第2項において読み替えて適用する行政不服審査法第30条第2項に規定する意見書の写し
(オ) 法第106条第2項において読み替えて適用する行政不服審査法第31条第1項本文の規定による口頭意見陳述、同法第34条の陳述若しくは鑑定、同法第35条第1項の検証、同法第36条の規定による質問又は同法第37条第1項若しくは第2項の規定による意見の聴取の記録の写し
(カ) 法第106条第2項において読み替えて適用する行政不服審査法第32条第1項又は第2項の規定により提出された証拠書類若しくは証拠物又は書類その他の物件の写し
(キ) 法第106条第2項において読み替えて適用する行政不服審査法第33条の規定による提出要求に応じて提出された書類その他の物件の写し
(ク) 事実経過、処分の理由等を記載した説明書
(ケ) その他審査を行う上で必要と認められる資料
ウ 担当課は、審査会から審査に必要な資料の提出又は説明若しくは意見を求められたときは、これに応じなければならない。
(10) 諮問した旨の通知
ア 担当課は、審査会に諮問したときは、法第105条第2項各号に掲げる者に対し、諮問通知書(規則様式第31号)により諮問した旨を通知する。
イ 担当課は、第18第3号の定めるところにより国等に意見の照会を行った場合で反対意見書の提出があったときは、必要に応じ、アの諮問通知書の様式に準じ、当該国等に対し、諮問した旨を通知するものとする。
(11) 裁決
ア 担当課は、審査会の答申があったときは、その答申を尊重して、遅滞なく裁決を行う。
イ 担当課は、遅滞なく、裁決書の謄本を当該審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。また、参加人及び所管課に対しても、裁決書の謄本を送付する。
ウ 所管課は、裁決により原処分の全部又は一部が取り消された場合は、裁決に応じた開示、訂正又は利用停止の決定を行い、当該決定の通知書を審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。
エ 所管課は、裁決を受けて、第三者に関する情報が記録されている保有個人情報を開示するかどうかの従前の決定を変更する決定を行った場合は、その旨を法第86条第1項又は第2項の規定により通知した第三者に通知する。この場合において、当該保有個人情報を開示するときは、決定日と開示の実施日との間に、少なくとも2週間を置かなければならない。
(12) 第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続
法第107条第1項第1号又は第2号に該当する裁決をする場合における第三者への通知は、審査請求に対する裁決に基づく保有個人情報の開示に関する通知書(規則様式第32号)による。この場合において、開示の決定日と開示の実施日との間に、少なくとも2週間を置かなければならない。
(苦情の処理)
第30 個人情報の取扱いに関する苦情の申出があったときは、次のとおり取り扱う。
(1) 受付は、原則として情報公開係で行う。
(2) 情報公開係は、苦情の内容を個人情報苦情申出記録票(様式第2号)に記録する。
(3) 情報公開係は、苦情の申出に係る保有個人情報の所管課に連絡し、個人情報苦情申出記録票を所管課に送付する。
(4) 所管課は、苦情の申出に対し速やかに調査し、申出が事実であるときは、必要な措置をとらなければならない。
(5) 所管課は、申出のあった苦情を処理したときは、その結果を個人情報苦情申出記録票に記入するとともに、申出人に報告する。
(実施状況の公表)
第31 情報公開係は、毎年1回、各実施機関における法及び条例に基づく個人情報保護制度の運用について、次に掲げる事項を、市のウェブサイトにおいて公表するものとする。
(1) 個人情報取扱事務の届出件数
(2) 開示請求等の処理状況
(3) 審査請求の処理状況
(4) その他必要な事項
(その他)
第32 この要領に定めるもののほか、個人情報の保護に係る事務に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この要領は、令和5年4月1日から施行する。
