○伊勢市消防本部及び消防署文書取扱規程
平成17年11月1日
消防本部訓令第4号
注 令和3年8月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 この訓令は、消防本部及び消防署における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ速やかに取り扱い、事務の適正化及び能率の向上に努めるとともに、常に処理経過を明らかにしなければならない。
(公示及び令達)
第3条 消防本部の公示及び令達は、次のとおりとする。
(1) 告示
(2) 公告
(3) 訓令
(4) 指令
2 公示及び令達の番号は、暦年による一連番号とする。
3 施行する指令には、記号を付し、記号は、「伊勢市消防本部指令」とする。
(到達した文書等の収受及び配布)
第5条 到達した文書、郵便物等(以下「文書等」という。)は、消防署受付勤務員(以下「受付係」という。)が受領し、次の方法により処理しなければならない。
(1) 消防本部に関する文書等は、総務課へ配布するものとする。ただし、総務課は、その内容により所管課へ配布しなければならない。
(2) 消防署に関する文書等は、消防署庶務係へ配布するものとする。
(所管課における収受)
第6条 所管課に配布され、又は交付された文書等は、次の方法により速やかに収受しなければならない。
(1) 配布され、又は交付された文書等は、所管課の主務者が収受し、封書等にあっては親展文書又は個人あての文書等を除きすべて開封し、書類等の余白部分に、はがき等にあってはその表面に所管課文書収受印(様式第3号)を押すものとする。ただし、同一種別の文書で、一括管理を要するものにあっては、別に受付印を作成し、文書収受印に代えてこれを押すことができる。
(2) 所在不明等により郵便局又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の事業所から返送されてきた文書等は、返送日を記録する必要がある場合に限り、前号本文の規定に準じて所管課文書収受印を押す。
(3) 配布され、又は交付された文書等が所管課の事務分掌に属さないときは、直ちに総務課へ返送しなければならない。
2 消防署に配布され、又は交付された文書等は、消防署庶務係において収受し、前項の規定に準じて処理するものとする。
(電話又は口頭による収受)
第7条 電話又は口頭により受理した事項のうち重要なものについては、電話口頭受理簿(様式第4号)により処理しなければならない。
(一般文書の記号及び番号)
第8条 一般文書を施行しようとするときは、次の方法により記号及び番号を付けなければならない。ただし、儀礼的な文書、刊行物、帳簿、軽易な文書、内部文書等、記号番号を付けることが適当でないものは、これを省略することができる。
(1) 記号は、別表による。
(2) 番号は、文書番号を充てる。
(3) 記号及び番号を記載する順序は、「(年号)(記号)第(番号)号」とする。
(規程の準用)
第9条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、伊勢市文書管理規程(平成17年伊勢市訓令第6号)及び伊勢市公文例規程(平成17年伊勢市訓令第7号)の規定を準用する。
附則
この訓令は、平成17年11月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日消本訓令第3号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成22年4月1日消本訓令第4号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和3年8月31日消本訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この訓令による改正後のそれぞれの訓令に定める様式によるものとみなす。
3 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
別表(第8条関係)
文書記号 | 所属名 |
消総 | 消防本部総務課 |
消消 | 消防本部消防課 |
消予 | 消防本部予防課 |
消通 | 消防本部通信指令課 |
消署 | 消防署 |
(令3消本訓令2・一部改正)
