第1　この要領は、伊勢市個人情報保護条例(平成17年伊勢市条例第20号。以下「条例」という。)及び伊勢市個人情報保護条例施行規則(平成17年伊勢市規則第13号。以下「規則」という。)に基づく個人情報の保護に関する事務の円滑な運用を図るため、その事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第2　この要領において使用する用語は、条例及び規則で使用する用語の例による。

(分掌事務)

第3　総務部総務課情報公開係(以下「情報公開係」という。)及び総合支所生活福祉課(以下「情報公開係等」と総称する。)は、本市が行う個人情報保護制度の総合窓口として、おおむね次に掲げる事務を行う。

(1)　個人情報の取扱いについての相談及び案内

(2)　個人情報の取扱いについての苦情の受付

(3)　個人情報取扱事務届出書(規則様式第1号)及び個人情報取扱事務廃止・変更届出書(規則様式第2号)の取りまとめ

(4)　個人情報取扱事務登録簿(規則様式第3号。以下「登録簿」という。)の作成及び閲覧(情報公開係に限る。)

(5)　個人情報開示請求書(規則様式第10号。以下「開示請求書」という。)、個人情報訂正請求書(規則様式第22号。以下「訂正請求書」という。)及び個人情報利用停止請求書(規則様式第31号。以下「利用停止請求書」という。)の受付

(6)　保有個人情報の開示の実施(開示の場所の提供及び職員の立会いに限る。)

(7)　条例第28条第1項に規定する写しの作成及び送付に要する費用の徴収

(8)　開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求の受付

(9)　条例に基づく個人情報保護制度の運用状況の取りまとめ及び公表(情報公開係に限る。)

(10)　伊勢市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務(情報公開係に限る。)

(11)　個人情報取扱事務を所管する課(室、事務局及びこれらに相当する組織を含む。以下「所管課」という。)との連絡調整

(12)　その他個人情報保護制度の推進に関すること。

2　所管課は、おおむね次に掲げる事務を行う。

(1)　個人情報の取扱いについての相談及び案内

(2)　個人情報取扱事務についての苦情に対する調査及び処理

(3)　開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下「開示請求等」という。)のあった保有個人情報の検索及び特定

(4)　開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等及び当該決定に係る通知

(5)　条例及び規則の規定による届出

(6)　条例第9条第2項の規定による通知

(7)　条例第11条第5項(条例第11条の2第4項及び第11条の4第3項において準用する場合を含む。)の規定による通知

(8)　保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の実施

(9)　条例第28条第1項に規定する写しの作成及び送付

(10)　開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求に対する弁明書の作成

(11)　開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての訴訟

(12)　その他個人情報保護制度の推進に関すること。

3　開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求があった場合における審査庁の担当課(以下「担当課」という。)は、おおむね次に掲げる事務を行う。

(1)　審査請求に対する審理手続及び裁決

(2)　審査会への諮問

(個人情報取扱事務の届出)

第4　所管課は、個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは、次に定めるところにより届出書を作成し、当該個人情報の様式(帳票等)を添付して情報公開係に届け出る。

(1)　届出書は、個人情報取扱事務の単位(以下「事務単位」という。)ごとに1部作成するものとする。この場合において、事務単位が複数の課にまたがるときは、事務事業の多少、事務量等を考慮して主たる所管課を決定するものとする。

(2)　事務単位の設定は、次のいずれかによる。

ア　個人情報取扱事務に係る収集目的及び利用目的並びに対象となる個人の範囲

イ　課の所掌事務及び事業別予算による事務事業の中事業名の区分

ウ　法令等に基づいて実施する事務事業は、原則として一つの事務単位とする。ただし、当該事務事業の内容が多岐にわたり、複数の課において事務を分掌している場合又は対象者が異なる場合等は、それぞれ一つの事務単位とすることができる。

(3)　届出書の作成要領は、次のとおりとする。

ア　登録簿の「登録番号」の欄は、届出の際に情報公開係において記入する。

イ　登録簿の「登録年月日」の欄は、登録簿に登載した日の年月日を情報公開係において記入する。

ウ　「所管課」の欄は、所管課名及び係名を記入する。

エ　「個人情報取扱事務の名称」の欄は、個人情報を取り扱う事務の名称を記入する。

オ　「個人情報の利用の目的」の欄は、個人情報を取り扱う本来の又は直接の目的を明確かつ具体的に記入する。

カ　「個人情報の対象者の範囲」の欄は、取り扱う個人情報の対象者の範囲又は性格を明確に、かつ、できる限り具体的に記入する。

キ　「個人情報の種類及び記録項目」の欄は、該当する個人情報の種類の記録項目の□内にレ印を記入する。該当するものがない場合は、適宜余白に書き加えた上で、レ印を記入する。

ク　「取扱事務の開始年月日」の欄は、当該個人情報取扱事務を開始する日の年月日を記入する。

ケ　「個人情報の取得先及び取得方法」の欄は、該当する□内にレ印を記入し、及び必要事項を記入する。

(ア)　本人からの取得か、又は本人以外からの取得かのいずれに該当するかを記入する。

(イ)　本人以外からの取得の場合の記載項目の区分は、次のとおりとする。

a　法令等　法律、政令、省令その他の命令及び条例に定めがあるとき。この場合においては、根拠法令等の題名及び該当条項を記入する。

b　本人同意　本人の同意を得たとき。

c　公表された事実　出版物、報道等により不特定多数の者が知り得る状態に置かれているとき。法令等により何人でも閲覧できるとされている場合も含む。

d　緊急　災害その他これに類する事態等において、人の生命、身体、健康、財産又は生活に対する危険を回避する等のため、時間的余裕がなく、かつ、本人以外から取得することについて相当な理由があるとき。

e　所在不明等　所在不明、精神上の障害により事理を弁識する能力を欠く等の事由により、本人から取得することが困難なとき。

f　争訟・選考・指導等　訴訟、選考、指導、相談、交渉等の事務を行う場合において、本人から取得したのでは、当該事務の目的が損なわれ、又は当該事務の適正な執行に著しい支障が生じると認められるとき。

g　国等からの提供　国、独立行政法人等、他の地方公共団体又は地方独立行政法人から取得することが事務の性質上やむを得ないと認められる場合であって、本人の権利利益を侵害するおそれがないと認められるとき。

h　審査会　条例第9条第1項第9号の規定により審査会の意見を聴いた上で、本人以外から取得する必要があるとき。

i　実施機関内利用　条例第11条第2項又は条例第11条の2第2項の規定により実施機関の内部で利用するとき。

j　他実施機関提供　条例第11条第2項又は行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第19条第16号の規定により他の実施機関から提供を受けるとき。

コ　「個人情報の取得の時期」の欄は、該当する□内にレ印を記入し、及び必要事項を記入する。

サ　「記録の形態(公文書等の名称)及び保存年限」の欄は、当該保有個人情報が記録されている形態及び文書分類表に記入されている保存年限に応じて該当する□内にレ印を記入する。また、当該公文書の名称を記入する。

シ　「電子計算組織の利用の有無」の欄は、電子計算組織を用いて個人情報の処理を行うか否かについて該当する□にレ印を記入し、「有」の場合には、主なシステム名を記入する。

ス　「外部委託の有無」の欄は、個人情報を処理するに当たり外部委託を行うか否かについて該当する□にレ印を記入し、「有」の場合は、その主な委託業務名を記入する。

セ　「個人情報取扱主務者」の欄は、規則第7条第2項の規定により、庶務担当係長の職名を記入する。

ソ　「備考」の欄は、その他特記すべき事項があれば記入する。

2　情報公開係は、個人情報取扱事務の届出を受けたときは、登録簿に登録するとともに、届出書に登録番号及び登録年月日を記入し、その写しを所管課に送付する。

(個人情報取扱事務の廃止及び変更)

第5　個人情報取扱事務の廃止又は変更の届出は、次に定めるところにより行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務の廃止

ア　所管課は、個人情報取扱事務廃止・変更届出書を情報公開係に提出する。

イ　情報公開係は、個人情報取扱事務を廃止する日の到来を待って、当該個人情報取扱事務に係る届出書の除去を行い、当該届出書に廃止年月日を記入の上、その写しを所管課に送付する。

(2)　個人情報取扱事務の変更

ア　所管課は、個人情報取扱事務廃止・変更届出書に修正後の個人情報取扱事務届出書を添付して情報公開係に提出する。

イ　情報公開係は、審査の上、届出事項の変更が適正と判断したときは、個人情報取扱事務届出書の差替えを行い、備考欄に変更年月日を記入の上、その写しを所管課に送付する。

(3)　個人情報取扱事務廃止・変更届出書の作成要領は、次のとおりとする。

ア　「個人情報取扱事務の名称」の欄は、廃止又は変更をしようとする既に届け出ている個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入する。

イ　「届出の区分」の欄は、該当する□内にレ印を記入する。

ウ　「廃止・変更の年月日」の欄は、届け出ている個人情報取扱事務を変更し、又は廃止しようとする予定の日の年月日を記入する。

エ　「廃止・変更の理由」の欄は、届け出ている個人情報取扱事務を変更し、又は廃止しようとする理由を記入する。

オ　「変更内容」の欄は、届け出ている個人情報取扱事務を変更する場合に、当該変更内容を記入する。

カ　「所管課」の欄は、所管課名及び係名を記入する。

キ　「備考」の欄は、その他特記すべき事項があれば記入する。

(登録簿の備置き及び閲覧)

第6　情報公開係は、提出された届出書に基づき登録簿を作成するとともに、当該登録簿を備え置き、一般の閲覧に供する。

(1)　登録簿の作成要領は、次のとおりとする。

ア　登録番号は、通し番号とし、個人情報取扱事務が存続する限りその番号を使用する。

イ　「登録年月日」の欄は、登録簿に登録する日を記入する。

ウ　「所管課」の欄は、届出書に記載された課名を記入する。

エ　「個人情報取扱事務の名称」の欄は、届出書に記載された当該事務の名称を記入する。

オ　「保存年限」の欄は、届出書の「記録の形態(公文書の名称)及び保存年限」欄の保存年限を記入する。

カ　「個人情報の種類」の欄は、該当欄に○印を記入する。

(適正取得等の原則)

第7　所管課は、個人情報を取得しようとするときは、あらかじめ当該個人情報がどのような事務の用に供され、どのような目的に使用されるかをできる限り具体的、かつ、個別的に明確にすることにより、事務の執行に必要かつ最小限の個人情報の範囲を特定するものとし、過剰な取得をしてはならない。また、保有の場面においても同様である。

2　個人情報の利用目的を変更する場合は、当初の利用目的から想定することが困難でない程度の関連性を有すると社会通念に照らして客観的に合理的と認められる範囲内で行う。なお、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えた利用は、目的変更としては認められず、目的外利用となり、原則として本人の同意を得るか、又は新たな利用目的を示して当該個人情報を改めて本人から取得する必要があることに留意する。

(取得の制限)

第8　条例第9条第1項の「本人から取得」とは、実施機関が本人から直接取得する場合のほか、家族等本人の使者を介して申請書等が提出される場合や本人の勤務先、所属団体等を経由する場合等実質的に本人から取得したものと解される場合も含むものである。また、未成年者又は成年被後見人の法定代理人から取得する場合は、本人から取得したものとみなす。なお、本人から提出されたものであれば、密封された学業成績証明書等本人がその内容を承知していない場合においても、本人からの取得に該当するものである。

(本人以外取得の手続)

第9　所管課は、個人情報を本人以外から取得したときは、取得先、取得年月日、担当職員名その他必要な事項を記録しておかなければならない。なお、条例第9条第1項第4号又は第9号の規定により本人の同意を得ないで個人情報の本人以外取得をした場合は、同条第2項の規定により、速やかに、本人以外取得をした事実を、当該本人に対し個人情報取得通知書(規則様式第4号)により通知する。ただし、審査会の意見を聴いてその必要がないと認めるときは、この限りでない。

(利用目的の明示)

第10　本人から直接、書面又は電磁的記録により個人情報を取得する場合には、本人が取得される自己の情報が何に利用されるのか認識できるよう、条例第7条第1項の規定により明確にされた利用目的を本人に対し明示しなければない。ただし、利用目的を明示することにより支障が生ずる場合、利用目的を明示する実益に乏しい場合等、条例第9条第3項各号に掲げる場合については、この限りでない。

2　電磁的記録により個人情報を取得する場合とは、インターネット画面等オンラインにより個人情報を収集する場合等をいい、例えば、ホームページの入力画面に入力させ申請等を受け付ける場合が該当する。

3　利用目的の明示とは、本人に対し、利用目的を明確に示すことをいい、利用目的の内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法による必要がある。明示の方法としては、書面による場合は申請書等に記載し、インターネットによる場合は入力画面において入力内容を確定し送信する前等に本人が認識できる形で記載することを原則とするが、この方法がとれないときは、口頭による説明、窓口への掲示等の方法によることができるものとする。なお、類似の利用目的が複数ある場合は、まとめた内容とすることができるが、「○○等」と利用目的の一部しか認識できないような表記はできない。

4　条例第9条第3項第4号に規定する「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき」とは、例えば、その名称等から事務の内容が容易に分かる申請書等に記載された個人情報を当該事務にのみ利用する場合をいう。ただし、事務の名称だけでは個人情報がどのような利用目的のため、どのように利用されるか具体的に分からない場合には、当該事務における個人情報の具体的な利用目的の内容を記載するものとする。

(本人同意の手続)

第11　条例第9条第1項第1号の「本人の同意」、条例第11条第2項第1号の「本人の同意」、条例第11条の2第2項の「本人の同意」及び番号法第19条第16号の「本人の同意」とは、本人の明確な意思が口頭又は文書等により確認された場合であって、個人情報の利用目的若しくは個人情報を目的外の利用をし、若しくは提供する目的及び当該個人情報の内容を本人が承知している状態をいう。

2　「本人の同意」を得る方法は、当該事務の性質に応じて、次に掲げる方法のいずれかにより行うものとする。ただし、第4号に規定する口頭による同意は、他の方法により難い場合において行う方法とする。

(1)　郵送等による同意書の提出

本人同意の必要が生じた都度、当該本人にその旨を通知し、同意書を送付してもらう。

(2)　申請等の際の同意書の提出

申請書、届出書等の提出を受ける際に、別途同意書を提出してもらう。

(3)　申請書等による同意

ア　申請書等に、本人以外取得、目的外利用又は提供に関する同意欄を設け、必要なものには署名してもらう。

イ　申請書等に、あらかじめ、本人以外取得、目的外利用又は提供をする旨を記入しておき、申請と同意を一体のものとして取り扱う。

(4)　口頭による同意

窓口又は電話で、口頭により同意を得る。この場合は、申請書、届出書等に同意の内容、氏名、同意の年月日及び担当職員名等を記入する。

(目的外利用)

第12　「利用」とは、実施機関が当該実施機関の内部で保有個人情報を取り扱うことをいい、例えば市長部局のある課が所管する保有個人情報を同じ市長部局の他の課が使用することをいう。

2　利用課は、目的外利用をしようとするときは、あらかじめ、事務の遂行のため必要最小限の範囲の情報であるか、目的外利用以外の方法では対応できないのか、条例第11条第2項各号又は条例第11条の2第2項の規定のいずれかに該当するかどうか、審査会への諮問の必要はあるか等について検討する。なお、目的外利用は、公共の利益及び本人の利益のために合理的な理由がある場合に限って例外的に認められるものであり、本人又は第三者の権利利益を不当に害するおそれがある場合には認められないことに留意する。

3　利用課は、事務単位ごとに個人情報目的外利用申請書(規則様式第5号)を作成し、当該保有個人情報を管理する所管課に提出する。

4　所管課は、目的外利用の可否を決定し、個人情報目的外利用決定通知書(規則様式第6号)を利用課に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。この場合において、所管課は、目的外利用をさせるときは、必要に応じて、保有個人情報を保護するための条件を付すことができる。

5　利用課は、目的外利用をしたときは、個人情報目的外利用・提供届出書(規則様式第7号)を作成し、情報公開係に送付する。

6　情報公開係は、個人情報目的外利用・提供届出書の提出があった場合は、これを取りまとめ、個人情報目的外利用・提供報告書(規則様式第8号)を作成し、審査会に報告する。

(提供)

第13　「提供」とは、実施機関が当該実施機関以外のものに保有個人情報を提供することをいい、国等の本市以外のものに提供することのほか、本市の他の実施機関に提供することをいう。

2　保有個人情報を提供しようとする課(以下「提供課」という。)は、提供の求めの内容が、必要最小限の範囲の情報であるか、提供以外の方法によることができないか、条例第11条第2項各号の規定又は条例第11条の4第1項に規定する場合のいずれかに該当するのか、審査会への諮問の必要はあるのか等について検討する。なお、提供についても、目的外利用と同様に、公共の利益及び本人の利益のために合理的な理由がある場合に限って例外的に認められるものであり、本人又は第三者の権利利益を不当に害するおそれがある場合には認められないことに留意する。また、本人に提供する場合にあっては、本人確認を行うこと、条例第17条各号(以下「非開示条項」という。)に該当する情報(以下「非開示情報」という。)に該当しないこと、条例第20条の規定による存否応答拒否をすべき情報に該当しないこと等についても留意する。

3　提供を受けようとするもの(以下「提供先」という。)は、事務単位ごとに個人情報提供申請書(規則様式第6号の2)を作成し、提供課に提出する。

4　提供課は、提供の可否を決定し、個人情報提供決定通知書(規則様式第6号の3)を作成し、提供先に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。

5　提供を行う場合に提供先に対して必要な制限を付し、又は措置を求める必要があるかどうかの検討は、提供に係る個人情報の性質、提供方法、受領者における利用目的、利用方法等を総合的に勘案して判断するものとする。

6　提供課は、提供をした後、個人情報目的外利用・提供届出書を作成し、情報公開係へ送付する。

7　提供に係る審査会への報告は、目的外利用があったときと同様に行う。

(開示請求等に関する相談及び案内)

第14　情報公開係等は、開示請求等に関する相談に応じるとともに、開示請求等をしようとする者(以下「請求者」という。)に対して、その内容が保有個人情報に係るものであるかどうかを十分に聴取する。その内容が苦情の申出であるときは、所管課に事実関係を確認し、又は所管課の職員の立会いを求めるなどして、その申出に速やかに対応する。

2　法令等の規定により開示、訂正又は利用停止の手続が定められている保有個人情報についての開示請求等があった場合は、当該法令等の定める手続によることとなるので、所管課に案内し、その対応を求める。また、条例第53条各号に掲げる個人情報については、条例は適用されないので、その旨を説明する等適切に対応するものとする。

3　所管課に直接開示請求等に関する問い合わせ等があった場合は、十分な説明を行った後、情報公開係等において、受付及び相談等を行う旨を案内する。

(開示請求書の確認等)

第15　開示請求書の受付は、請求者であることの確認、保有個人情報の特定及び開示請求書の記載事項の確認の後に行う。

(1)　請求者の確認

請求者自身であることの確認は、次に定めるところによる。なお、開示請求は、原則として本人によることとするが、本人が未成年者若しくは成年被後見人である場合又は本人が寝たきり、疾病等のやむを得ない理由により自ら開示請求を行うことが困難な場合については、代理人による開示請求が認められる。ただし、本人が未成年者又は成年被後見人であっても、自ら開示請求をすることができる場合は、本人による開示請求を妨げない。

ア　本人による開示請求

運転免許証、旅券、在留カード、特別永住者証明書、官公署の発行する身分証明書、健康保険の被保険者証その他本人であることが確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。この場合、写真が貼り付けられていない書類にあっては、複数の書類により確認する。また、提示による方法により確認を行った場合は、当該書類の写しを作成し、又は当該書類の名称、記号、番号等必要な事項を請求書の備考欄に記入する。

イ　法定代理人による開示請求

(ア)　開示請求に係る保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人である場合は、請求者が法定代理人自身であることをアに定める書類により確認するとともに、本人が未成年者又は成年被後見人であること及び法定代理人がその資格を有する者であることが確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。なお、法定代理人であることを確認する書類は、戸籍に関する全部事項証明書又は戸籍謄本等、住民票の写し、後見登記等に関する法律(平成11年法律第152号)第10条第1項に規定する登記事項証明書、成年後見制度審判書の謄本その他法定代理人であることが確認できる書類とする。

(イ)　開示請求に係る保有個人情報の本人の意思確認は、本人が15歳以上の未成年者である場合に行うものとする。また、本人が15歳未満の未成年者又は成年被後見人である場合であっても、本人が自ら開示請求をすることが可能な場合もあるため、開示請求の内容により必要があると認めるときは、本人の意思確認を行うものとする。法定代理人が開示請求をすることについて、本人があらかじめ反対の意思を表示している場合又は意思確認を行った結果により本人が反対の意思を表示した場合は、法定代理人による開示請求を認めない。

ウ　法定代理人以外の代理人による開示請求

傷病等のやむを得ない理由により自ら開示請求を行うことが困難な者についても、代理人自身であることが確認できる書類に加え、請求者が本人の代理人であることを確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。なお、法定代理人以外の代理人であることを確認する書類は、委任状その他代理関係を確認できる書類とする。

エ　死者の保有個人情報についての開示請求

死者を本人とする保有個人情報であってもその遺族等請求者自身の保有個人情報とみなすことができるものについては、当該遺族等による開示請求が認められる。なお、代理人による開示請求の場合の代理関係の確認は、イ及びウの例による。

(ア)　被相続人である死者から相続した財産等に関する保有個人情報

請求者自身であることが確認できる書類に加え、請求要件の有無について次に定めるところにより確認する。

a　死者の死亡が確認できる書類及び戸籍に関する全部事項証明書又は戸籍謄本その他請求者(代理人による開示請求の場合は、その本人)が相続人であることが確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。

b　開示請求に係る保有個人情報の内容が当該財産等に係るものであることを十分に聴取して確認する。必要に応じて、遺言書、不動産の登記事項証明書、示談書、裁判所の確定判決書その他死者の財産等が請求者(代理人による開示請求の場合は、その本人)に帰属していることが確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。

(イ)　死亡当時において請求者(代理人による開示請求の場合は、その本人)が未成年者又は成年被後見人の法定代理人であった当該死者である未成年者又は成年被後見人の保有個人情報

請求者自身であることが確認できる書類に加え、死者の死亡が確認できる書類及び戸籍に関する全部事項証明書又は戸籍謄本その他請求者(代理人による開示請求の場合は、その本人)が死者の法定代理人であったことを確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。

(ウ)　近親者固有の慰謝料請求権、遺贈その他の死者の死に起因して相続以外の原因により請求者(代理人による開示請求の場合は、その本人)が取得した権利義務に関する情報

請求者自身であることが確認できる書類に加え、請求要件の有無について次に定めるところにより確認する。

a　死者の死亡が確認できる書類及び請求者(代理人による開示請求の場合は、その本人)が条例第15条第1項第3号に掲げる者であることが確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。

b　開示請求に係る保有個人情報の内容が当該権利義務に係るものであることを十分に聴取して確認する。必要に応じて、示談書、裁判所の確定判決書その他請求者(代理人による開示請求の場合は、その本人)が取得した権利義務であることが確認できる書類の提出又は提示を受けて確認する。

オ　代理人が法人である場合の確認

代理人が法人である場合の開示請求については、窓口に来た者が当該法人を代表していることを確認した上で、窓口に来た者がその者自身であることが確認できる書類に加え、当該法人を代表していることの確認を次に定める書類の提出又は提示を受けて行う。

(ア)　窓口に来た者が当該法人の代表者である場合は、法人の登記事項証明書その他法人の代表者であることを証明する書類

(イ)　窓口に来た者が当該法人の代表者以外の者である場合は、代表者印が押印された委任状その他窓口に来た者が当該法人を代表していることを証明する書類

(2)　保有個人情報の特定

開示請求に係る保有個人情報の特定は、職員が請求者から聴取しながら個人情報取扱事務届出書により検索し、必要に応じて所管課職員の立会いを求めるなど、所管課と十分に連絡を取り合い、当該保有個人情報の存在の有無を確認するとともに、当該保有個人情報の内容の特定を行う。

(3)　開示請求書の記載確認事項

ア　請求者の住所、氏名及び電話番号は、開示決定等の通知書等の送付等のため、正確に記入してあること。また、電話番号については、本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記入してあること。

イ　「開示請求に係る保有個人情報を特定するために必要な事項」の欄は、開示請求に係る保有個人情報を特定するため重要であるので、保有個人情報が特定できる程度に具体的な内容が記入してあること。

ウ　「開示の方法」の欄は、求める開示の方法について□内にレ印が記入してあること。

エ　「代理人の種別」の欄は、法定代理人又は法定代理人以外の代理人による開示請求の場合に、該当する区分について□内にレ印が記入してあること。なお、未成年者の法定代理人である場合は未成年者の年齢の区分について、法定代理人以外の代理人である場合は代理する理由について記入してあること。

オ　「遺族等の種別」の欄は、死者の保有個人情報を開示請求する場合に、請求者がいずれの区分に該当するか□内にレ印が記入してあること。「その他」に該当する場合は、死者との関係が記入してあること。

カ　「本人の住所及び電話番号」及び「本人の氏名」の欄は、法定代理人若しくは法定代理人以外の代理人による開示請求の場合又は遺族等による死者の保有個人情報の開示請求の場合に、当該保有個人情報の本人又は死者の住所等、氏名及び電話番号を記入する。死者の保有個人情報の開示請求の場合は、電話番号の記入は不要とする。

キ　未成年者の法定代理人が開示請求する場合で当該未成年者が15歳以上であるときは、本人の意思確認のため、「本人の同意」の欄に、未成年者本人による署名がなされていること。

(4)　開示請求書の職員記入欄

「本人等の確認」及び「代理資格の確認」の欄は、(1)に定めるところにより行った本人等の確認方法及び代理資格の確認方法を職員が記入すること。

(5)　開示請求書の補正

開示請求書に必要事項の記入漏れ(不鮮明な記入又は意味不明な記入を含む。)等の形式上の不備があるときは、請求者に対し、その場で当該箇所を補正するよう求めるものとする。その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、所要の情報の提供に努める。

(開示請求書の受付)

第16　提出を受けた開示請求書の記入に形式上の不備がないときは、情報公開係等は、当該開示請求書の受付欄に受付印を押印し、受け付ける。また、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について請求者に説明する。

(1)　開示請求を受け付けた日から14日以内に開示決定等を行い、その結果を書面によって通知すること。また、開示決定をした場合における閲覧、視聴等及び写しの交付(送付により写しの交付を行う場合を除く。)の日時及び場所は、当該書面により通知すること。

(2)　事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定等の期間を延長する場合は、開示請求書を受け付けた日から14日以内に、その旨並びに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知すること。なお、延長後の期間は、開示請求書を受け付けた日から60日を限度とするものであること。

(3)　開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であって、開示請求書を受け付けた日から60日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示決定等の期限の特例を適用すること。この場合、開示請求書を受け付けた日から14日以内に、その旨並びに延長の理由及び残りの保有個人情報について開示決定等をする期限を通知するものであること。

(4)　開示の場所は、原則として情報公開係であること。

(5)　開示の実施に当たっては、開示の実施を受けようとする者が請求者自身であることが確認できる書類の提出又は提示が必要であること。

(6)　写しの交付の場合にあっては、費用の負担が必要であること。また、送付による写しの交付を希望する場合には、郵送料の負担が必要であること。

2　郵送、ファクシミリ、電子メール、電話又は口頭による開示請求は、当該開示請求の受付に当たって請求内容と請求者自身であることの確認が必要であるため、3に規定する場合を除き、認めない。また、条例第16条第1項の規定により開示請求書を提出することを定めていることから、電話又は口頭による請求があったときは、開示請求書により請求するよう求める。

3　請求者が入院、身体障害、遠隔地に居住している等のやむを得ない理由により窓口に出向いて開示請求書を提出することができない場合(代理人によっても、なお開示請求をすることが困難な場合に限る。)に限り、例外の取扱いとして、開示請求書の郵送による開示請求を認めるものとする。この場合の事務処理の方法は、次のとおりとする。

(1)　請求者自身であることが確認できる書類については、2種類の書類の写しを開示請求書に添付しなければならない。なお、開示決定等の通知書の送付先を確認するため、1種類は、住所の記載のある書類の写しとする。

(2)　診断書等窓口に出向いて請求できないことを証明する書類の提出を求める。

(3)　情報公開係等及び所管課は、郵送による開示請求があった場合は、必要に応じて請求者に対して電話等で確認(窓口に出向くことができない事実の確認、本人の請求の意思の確認)を行う。

(4)　前3号に定める書類、事実等の確認に要する期間は、補正期間となるので、決定期間の計算から除算する。

(5)　開示を実施する場合においては、写しの郵送は、確実に請求者が受領したことが証明できる方法により行う。

4　開示請求書を受け付けたときは、個人情報開示請求等処理簿(様式第1号)に必要事項を記入後、当該開示請求書の写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)で保管し、原本を所管課に直ちに送付する。なお、個人情報開示請求等処理簿の受付番号は、情報公開係において付番する。

5　情報公開係等で開示請求書を受け付けた日が条例第22条第1項に規定する「開示請求があった日」となる。したがって、開示請求書を受け付けた時が午前零時でない限り、その翌日が決定期間の起算日となる。また、当該期間の満了日が休日(伊勢市の休日を定める条例(平成17年伊勢市条例第2号)第1条第1項各号に規定する日をいう。以下同じ。)に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。

(開示請求に対する決定)

第17　所管課における開示請求に対する決定に係る事務手順は、次のとおりとする。

(1)　保有個人情報の検索及び公文書の特定

所管課は、開示請求に係る保有個人情報を検索し、開示請求に係る保有個人情報が記録された公文書の特定を行う。

(2)　事案の移送の要否の検討

開示請求に係る保有個人情報が他の実施機関から提供を受けたものであるときその他他の実施機関において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、条例第24条の規定による事案の移送を検討する。

(3)　開示請求書の補正

開示請求書に記載された内容に形式上の不備があると認められるときは、必要に応じ、相当の期間を定めて、その箇所の補正を求める。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、所要の情報の提供に努める。

(4)　決定の検討

ア　所管課は、開示請求に係る保有個人情報に非開示情報が含まれているかどうか等当該保有個人情報の内容について検討を行う。なお、非開示情報が含まれている場合には、その部分を除いて開示することができるかどうかの検討も併せて行う。

イ　所管課は、開示請求に係る保有個人情報の内容が他の課に関わりのあるときは、これらの課と十分に協議するとともに、決裁に際しては合議する。

ウ　所管課は、開示請求に対する決定に当たっては、条例の趣旨及び目的に適合するよう慎重に検討する。

(5)　開示請求を却下する場合の取扱い

ア　開示請求に係る保有個人情報が条例の適用がないものである場合、開示請求が条例の定める請求要件を満たしていない場合又は請求者が補正に応じない場合には、当該開示請求を却下する。

イ　所管課は、開示請求を却下する旨を決定したときは、その理由を記入した個人情報開示請求却下通知書(様式第2号)を請求者に送付するとともに、その写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。

(6)　決定期間の延長

ア　事務処理上の困難その他正当な理由により開示請求があった日から14日以内に開示決定等をすることができないときは、当該期間内に決定をする期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、その旨を個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第16号)により通知する。なお、「延長後の決定期限」の欄は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長する理由」の欄は、できるだけ具体的に記入するものとする。また、この決定期間の延長は、開示請求があった日から14日を経過していなければ、開示請求があった日から60日を限度として再度の延長を行うことができるものであるが、不測の事態が生じた場合等再度の延長を行うことにつきやむを得ない理由がある場合に限るものである。

イ　開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求のあった日から60日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示請求のあった日から14日以内に、開示決定等の期限の特例を適用する旨を決定し、その旨を個人情報開示決定等期間特例延長通知書(規則様式第17号)により通知する。この場合には、開示請求に係る保有個人情報のうち、開示請求があった日から60日以内に相当の部分につき開示決定等を行い、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等を行う。ここでいう「相当の部分」とは、開示請求に係る保有個人情報のうち60日以内に開示決定等の処理をすることが可能な部分であって、請求者の要求をある程度満たす合理的なまとまり(保有個人情報の種類、作成又は取得がされた期間等のまとまり)のある部分をいう。なお、「相当の部分についての決定期限」の欄は、開示請求があった日から60日目を記入し、「延長する理由」の欄は、条例第23条の規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

ウ　所管課は、決定期間の延長を行ったときは、個人情報開示決定等期間延長通知書又は個人情報開示決定等期間特例延長通知書の写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。

(7)　第三者に関する情報の取扱い

開示請求に係る保有個人情報に請求者以外の者に関する情報が含まれている場合は、第19に定めるところにより処理するものとする。

(8)　開示決定等の通知書の記入要領

ア　「開示請求に係る保有個人情報の内容」の欄は、検索し、特定された保有個人情報を取り扱う事務の名称、記録されている公文書の名称等を記入する。ただし、存否応答拒否をする場合又は開示請求に係る保有個人情報が記録された公文書を保有していない場合(当該公文書を廃棄したため保有していない場合等であって、当該公文書の名称等が明らかなときを除く。)は、開示請求書に記載された「開示請求に係る保有個人情報を特定するために必要な事項」を記入する。

イ　「開示の方法」の欄は、開示請求に係る保有個人情報をどのような方法で開示するかを具体的(閲覧、写しの交付、用紙に出力したものの閲覧、記録用の媒体に複写したものの交付等)に記入する。

ウ　「開示の日時」の欄は、開示決定等の通知書が請求者に到達する日までの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の執務時間内の日時を指定する。この場合においては、請求者と事前に電話等により連絡を取り、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。

エ　「開示の場所」の欄は、原則として情報公開係とするが、所管課の事務室が総合支所内に存する場合で請求者が総合支所で開示を希望するときには、当該総合支所の生活福祉課とすることができる。

オ　個人情報一部開示決定通知書(規則様式第12号)の「開示しない部分」及び「上記部分を開示しない理由」の欄は、開示しない部分並びに該当する非開示条項及び当該非開示条項を適用する理由について、請求者が十分に理解できるよう具体的に記入する。複数の非開示条項に該当する場合は、該当する条項ごとに当該条項及びその理由を記入する。

カ　「費用」の欄は、請求者が写しの作成及び郵送を希望している場合に、写しの作成枚数及び作成に要する費用の額並びに送付に要する費用の額を記入する。

キ　個人情報非開示決定通知書(規則様式第13号)の「開示しない理由」の欄は、該当する非開示条項及び当該非開示条項を適用する理由について、請求者が十分に理解できるよう具体的に記入する。複数の非開示条項に該当する場合は、該当する条項ごとに当該条項及びその理由を記入する。

ク　存否応答拒否をする場合の留意事項

(ア)　存否応答拒否は、開示請求に係る保有個人情報の存否を回答すること自体から非開示情報を開示したこととなる場合又は保有個人情報の存否に関する情報と開示請求に含まれる情報とが結合することにより、当該保有個人情報は存在するが非開示とする旨若しくは当該保有個人情報は存在しない旨を回答するだけで非開示情報を開示したこととなる場合で、これらの回答をすることによって非開示情報の保護利益が害されることになると認めるときに行う。したがって、開示請求の内容に十分注意し、存否応答拒否が必要な類型の開示請求に対しては、実際の保有個人情報の保有の有無にかかわらず、常に存否応答拒否をする必要があることに留意しなければならないが、一方で、この規定は例外的な規定であること、また、個人情報はその性質上、本人の関与が予定されているものであることから、この規定の適用に当たっては厳格に解釈し、濫用することのないようにしなければならない。

(イ)　「開示請求を拒否する理由」の欄は、開示請求に係る保有個人情報が仮に存在した場合にどの非開示条項に該当し、当該保有個人情報の存在等を明らかにすることがなぜ非開示情報を開示することになるのかを記入する。

ケ　個人情報不存在決定通知書(規則様式第15号)の「保有個人情報が存在しない理由」の欄は、開示請求に係る保有個人情報の不存在を理由として非開示決定を行う場合に、当該保有個人情報を保有していない理由を具体的(作成又は取得の義務がないため作成又は取得をしていない、作成又は取得をしたが、保存期間の満了により何年何月何日に廃棄した等)に記入する。

(9)　開示決定等の通知書の送付

所管課は、開示決定等をしたときは、遅滞なく開示決定等の通知書を請求者に送付するとともに、その写しを情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。

(開示請求に係る事案の移送)

第18　開示請求に係る保有個人情報が他の実施機関により提供されたものである場合、開示請求に係る保有個人情報の重要な部分が他の実施機関の事務事業に係るものである場合等であって、当該他の実施機関において開示決定等の判断をすることが適当であると認められるときは、当該他の実施機関と協議の上、次に定めるところにより処理するものとする。

(1)　他の実施機関との協議を経て、事案の移送を決定し、当該他の実施機関に事案を移送する旨を通知するとともに、当該事案に係る開示請求書を送付する。

(2)　請求者に対し、個人情報開示請求事案移送通知書(規則様式第18号)により事案を移送した旨を通知する。

(3)　情報公開係(開示請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に個人情報開示請求事案移送通知書の写しを送付する。

(4)　事案を移送した場合は、移送を受けた他の実施機関との連絡調整を密にするとともに、必要な協力を行うものとする。

(第三者に関する情報の取扱い)

第19　開示請求に係る保有個人情報に市、国等及び請求者のこれらの者以外の者(以下第19において「第三者」という。)に関する情報が含まれている場合の当該第三者に対する意見書提出の機会の付与については、次に定めるところによる。

(1)　第三者に対する意見書提出の機会の付与(任意的)

開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合において、非開示条項に該当すること又は該当しないことが明らかであるとき等開示するかどうかの判断を容易に行うことができる場合を除き、慎重かつ公正な開示決定等をするため必要と認めるときは、当該第三者に対し、意見書の提出を求めることができる。

(2)　第三者に対する意見書提出の機会の付与(義務的)

第三者に関する情報が含まれている開示請求に係る保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該保有個人情報が条例第17条第3号イ若しくは同条第4号ただし書に規定する情報に該当するとき又は条例第19条の規定により開示しようとするときは、当該第三者の所在が不明な場合を除き、当該第三者に対し、意見書提出の機会を与えなければならない。

(3)　意見書提出の機会の付与の方法

意見書提出の機会の付与は、第三者に対し、個人情報の開示に関する意見照会書(規則様式第19号)により通知し、原則として個人情報の開示に関する意見書(規則様式第20号)により回答を求めることにより行う。この場合においては、意見書を1週間以内に提出してもらうよう協力を求めるものとする。なお、通知に当たっては、個人情報の開示に関する意見照会書に当該開示請求に係る保有個人情報の本人を識別できる内容を記載してはならないことに留意する。

(4)　反対意見書を提出した者への通知

意見照会に対して反対意見書の提出があった場合において、開示決定をしたときは、当該反対意見書を提出した者に対し、個人情報の開示決定に関する通知書(規則様式第21号)によりその旨を通知する。

(5)　開示請求に係る保有個人情報に国等に関する情報が含まれている場合の取扱い

開示請求に係る保有個人情報に国等に関する情報が含まれている場合において、慎重かつ公正な開示決定等をするため必要と認めるときは、前各号に定める第三者に関する情報の取扱いに準じて意見の照会を行うものとする。

(開示の実施)

第20　保有個人情報の開示の方法は、次のとおりとする。

(1)　保有個人情報が文書又は図画に記録されている場合には、次の方法により開示を行う。

ア　閲覧

当該文書又は図画の原本を閲覧に供することにより行う。ただし、原本を閲覧に供することにより当該文書又は図画の汚損、破損等のおそれがある場合、一部開示をする場合、常用の文書又図画を開示することで日常の業務に支障を生ずる場合等は、当該文書又は図画の写しにより行うことができる。なお、請求者から写真機等による撮影の申出があったときは、請求者が写真機等を持参し、自ら撮影を行う場合に限り、使用を認めるものとする。この場合、当該文書又は図画以外のものを撮影した場合その他事務上相当な理由がある場合は、その使用の中止を命ずるものとする。

イ　写しの交付

(ア)　当該文書又は図画を複写機により用紙に複写したものを交付することにより行う。

(イ)　写しの作成は、文書又は図画の原寸により行う。ただし、原本の大きさが日本産業規格A列3番を超える場合又は請求者から申出があった場合は、日本産業規格A列3番以下の大きさに分割して複写したもの又は拡大若しくは縮小をして複写したものを交付することができる。

(ウ)　文書又は図画が多色刷りの場合にあっては、請求者の希望を確認し、その申出があったときは、多色刷りに対応した複写機により写しを作成して、これを交付する。

(2)　保有個人情報が電磁的記録に記録されている場合には、次の方法により開示を行う。

ア　電磁的記録を専用機器により再生し、又は映写したものの閲覧、聴取又は視聴

イ　電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付

ウ　電磁的記録を記録用の媒体に複写したものの交付

(3)　一部開示の方法

ア　開示部分と非開示部分とが容易に分離できる形態又は形状で記録されている場合は、当該非開示部分を除いて閲覧に供する等の方法により行う。また、当該非開示部分を除くことができないときは、開示部分のみを複写する等の方法により写しを作成し、この写しを閲覧に供する等の方法により行う。

イ　文書等で開示部分と非開示部分とが同一ページに記録されている場合は、非開示部分を覆って複写するか、又は該当するページを全て複写した上で、非開示部分を黒く塗り潰し、それを再度複写する。

(4)　写しの作成は、原則として所管課が行う。

(5)　送付による写しの交付を求められたときは、その写しの作成に要する費用に相当する額の現金又は定額小為替証書及び送付に要する郵送料に相当する額の切手の送金又は送付を求め、請求者の希望に応じる。

(6)　写しの交付をする場合は、当該写しに「伊勢市個人情報保護」の表示を行う。

(7)　日時及び場所

ア　開示は、決定通知書で指定した日時及び場所で行う。

イ　所管課の職員は、開示に係る保有個人情報に関する必要な資料を指定した日時及び場所に持参する。

(8)　開示を行う際は、開示を受けようとする者に対し、決定通知書の提示を求めるとともに、請求者自身であることの確認を行う。

(9)　職員の立会い

開示は、必ず、情報公開係等及び所管課の職員が立ち会って行う。

(10)　開示の実施

所管課の職員は、請求者に対し、決定通知書に記載された保有個人情報と閲覧等に供しようとする保有個人情報が一致することを確認した上で、その保有個人情報を請求者に提示し、請求者の求めに応じて可能な範囲内で説明を行う。

(11)　開示方法の変更

請求者が当初閲覧、聴取又は視聴のみを希望していた場合であっても、閲覧、聴取又は視聴の時にその写しの交付を希望したときは、情報公開係等及び所管課の職員は、請求書、決定通知書の提出を求め、記載内容の補正を行い、写しの作成費用を伝え実費納付された後、その写しを交付する。ただし、写しの作成に時間を要するときは、送付により又は再度の来庁を求めて交付する。

2　開示の実施に当たっている職員は、請求者が保有個人情報について汚損、破損、加筆等をするおそれがあるときは、規則第11条第3項の規定により、当該保有個人情報の開示を中止し、又は禁止し、原本の閲覧、聴取又は視聴に代えて写しで対応することができる。

3　個人情報の開示を実施するに当たって視覚障害者から求めがあったときは、朗読によって開示に努める。

4　指定日以外の個人情報の開示は、次のとおりとする。

(1)　請求者から決定通知書で指定した日時及び場所へ行くことができない旨の連絡があったときは、所管課において請求者と日時を改めて調整し、情報公開係等に連絡の上、当該個人情報の開示を行う。この場合は、改めて決定通知書の送付はしない。

(2)　請求者が決定通知書で指定した日時に連絡なく現れなかった場合は、所管課は、当該請求の意思確認を行い、開示を必要とするときは、前号に準じた措置を講ずるものとする。

(費用の徴収方法)

第21　写しの作成及び送付に要する費用の徴収方法は、次のとおりとする。

(1)　情報公開係等における費用の徴収は、保有個人情報の写しを交付する際、現金により徴収する。

(2)　送付により写しの交付を行う場合の費用の徴収は、写しの作成に要する費用については現金又は定額小為替証書で事前に徴収し、送付に要する費用については郵送料に相当する額の切手の提出を求め、当該保有個人情報の写しにこれらの領収書を添えて請求者に送付する。

(訂正請求書の確認等)

第22　「訂正」とは、単に記録内容の誤りを正しい内容に変更するだけでなく、記録内容が不備である場合の追加及び事実に合致していない内容を削除することを含む。訂正請求の対象となる「事実」とは、住所、氏名、性別、生年月日、年齢、家族構成、学歴、金額、面積、数量等客観的に判断できる事項をいう。したがって、評価、診断等主観的に判断される事項については、訂正請求をすることができないことに留意する。

2　訂正請求に係る保有個人情報の内容が次に掲げる場合のように実施機関に作成権限がない場合には、当該保有個人情報については実施機関に訂正権限がないため、訂正は認められないものである。

(1)　法令等の規定により、訂正することが明らかに禁止されている場合又は法令等の趣旨から訂正することができないと解釈される場合

(2)　国や他の地方公共団体の機関が発行した証明書等又は医師が作成した診断書等のように実施機関以外の第三者が作成したものである場合

3　訂正請求書の受付は、請求者であることの確認、保有個人情報の特定及び訂正請求書の記載事項の確認の後に行う。

(1)　請求者の確認

第7に定める開示請求を受け付けるときと同様に行う。

(2)　保有個人情報の特定

第7に定める開示請求を受け付けるときと同様に行う。

(3)　訂正請求書の記載確認事項

ア　請求者の住所、氏名及び電話番号は、訂正決定等の通知書等の送付等のため、正確に記入してあること。また、電話番号については、本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記入してあること。

イ　「訂正請求に係る保有個人情報を特定するために必要な事項」の欄は、訂正請求に係る保有個人情報を特定するため重要であるので、保有個人情報が特定できる程度に具体的な内容が記入してあること。

ウ　「訂正請求の趣旨及び理由」の欄は、どの箇所をどのように訂正するのか及びその理由が具体的に記入してあること。

エ　「代理人の種別」、「遺族等の種別」、「本人の住所及び電話番号」、「本人の氏名」及び「本人の同意」の欄並びに職員記入欄は、第7に定める開示請求を受け付けるときと同様であること。

(4)　訂正を求める内容が事実に合致することの証明

訂正請求を行うには、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料の提示又は提供が必要である旨を説明する。提示を求めた場合は、原則として、請求者の了解を得て当該資料の写しをとること。なお、訂正請求書のみを提出し訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料の提出又は提示がない場合は、不適法な訂正請求として却下する可能性がある。

(5)　訂正請求書の補正

第7に定める開示請求を受け付けるときと同様であること。

(訂正請求書の受付)

第23　提出を受けた訂正請求書の記入に不備がないときは、情報公開係等は、当該訂正請求書の受付欄に受付印を押印し、受け付ける。また、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について請求者に説明する。

(1)　訂正請求を受け付けた日から30日以内に訂正決定等を行い、その結果を書面によって通知すること。

(2)　事務処理上の困難その他正当な理由により訂正決定等の期間を延長する場合は、訂正請求書を受け付けた日から30日以内に、その旨並びに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知すること。なお、延長後の期間は、訂正請求書を受け付けた日から60日を限度とするものであること。

(3)　訂正決定等に特に長期間を要するため、訂正請求書を受け付けた日から60日以内にその全てについて訂正決定等をすることができないと認める場合には、訂正決定等の期限の特例を適用すること。この場合、訂正請求書を受け付けた日から30日以内に、その旨並びに延長の理由及び訂正決定等をする期限を通知するものであること。

2　郵送、ファクシミリ、電子メール、電話又は口頭による訂正請求は、当該訂正請求の受付に当たって請求内容と請求者自身であることの確認が必要であるため、3に規定する場合を除き、認めない。また、条例第30条第1項の規定により訂正請求書を提出することを定めていることから、電話又は口頭による請求があったときは、訂正請求書により請求するよう求める。

3　請求者が入院、身体障害、遠隔地に居住している等のやむを得ない理由により窓口に出向いて訂正請求書を提出することができない場合(代理人によっても、なお訂正請求をすることが困難な場合に限る。)に限り、例外の取扱いとして、訂正請求書の郵送による訂正請求を認めるものとする。この場合の事務処理の方法は、次のとおりとする。

(1)　請求者自身であることが確認できる書類については、2種類の書類の写しを訂正請求書に添付しなければならない。なお、訂正決定等の通知書の送付先を確認するため、1種類は、住所の記載のある書類の写しとする。

(2)　診断書等窓口に出向いて請求できないことを証明する書類の提出を求める。

(3)　情報公開係等及び所管課は、郵送による訂正請求があった場合は、必要に応じて請求者に対して電話等で確認(窓口に出向くことができない事実の確認、本人の請求の意思の確認)を行う。

(4)　前3号に定める書類、事実等の確認に要する期間は、補正期間となるので、決定期間の計算から除算する。

4　訂正請求書を受け付けたときは、個人情報開示請求等処理簿に必要事項を記入後、当該訂正請求書の写しを情報公開係(訂正請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)で保管し、原本を所管課に直ちに送付する。なお、個人情報開示請求等処理簿の受付番号は、情報公開係において付番する。

5　情報公開係等で訂正請求書を受け付けた日が条例第34条第1項に規定する「訂正請求があった日」となる。したがって、訂正請求書を受け付けた時が午前零時でない限り、その翌日が決定期間の起算日となる。また、当該期間の満了日が休日に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。

(訂正請求に対する決定)

第24　所管課における訂正請求に対する決定に係る事務手順は、次のとおりとする。

(1)　保有個人情報の検索及び公文書の特定

所管課は、訂正請求に係る保有個人情報を検索し、訂正請求に係る保有個人情報が記録された公文書の特定を行う。

(2)　保有個人情報の調査

所管課は、訂正請求書の提出の際に提出又は提示をされた資料を参考とし、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等により訂正請求に係る保有個人情報について、内容の誤り等があるかどうかを速やかに調査する。

(3)　事案の移送の要否の検討

訂正請求に係る保有個人情報が条例第24条第3項の規定により事案の移送を受けた実施機関によって開示が行われたものであるときその他他の実施機関において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは、条例第36条の規定による事案の移送を検討する。

(4)　訂正請求書の補正

訂正請求書に記載された内容に不備があると認められるときは、必要に応じ相当の期間を定めてその箇所の補正を求める。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、所要の情報の提供に努める。

(5)　決定の検討

ア　所管課は、訂正請求があった場合は、請求者から提出又は提示を受けた資料等に基づき、次の事項について慎重に検討する。

(ア)　当該保有個人情報について、その記載された事実の正誤又は内容を確認する。

(イ)　当該保有個人情報について、訂正する権限があるかどうかを確認する。

(ウ)　誤りを確認し、又は内容が不完全であった場合で、それを訂正する権限があると認めたときは、訂正する方法(修正、追加、削除等の別)及び訂正する内容を確認する。なお、調査の結果判明した事実が、保有個人情報として記録されている内容とも請求者の請求内容とも異なっている場合には、当該訂正請求に対しては非訂正となるが、必要な場合には、別途職権で訂正等を行うこととなる。

イ　所管課は、訂正請求に係る保有個人情報が他の課に関わりのあるときは、これらの課と十分協議するとともに、決裁に際しては合議する。

ウ　所管課は、訂正請求に対する決定に当たっては、条例の趣旨及び目的に適合するよう慎重に検討する。

(6)　訂正請求を却下する場合の取扱い

ア　訂正請求に係る保有個人情報が条例の適用がないものである場合、訂正請求が条例の定める請求要件を満たしていない場合又は請求者が補正に応じない場合には、当該訂正請求を却下する。

イ　所管課は、訂正請求を却下する旨を決定したときは、その理由を記入した個人情報訂正請求却下通知書(様式第3号)を請求者に送付するとともに、その写しを情報公開係(訂正請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。

(7)　決定期間の延長

ア　事務処理上の困難その他正当な理由により訂正請求があった日から30日以内に訂正決定等をすることができないときは、当該期間内に決定をする期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、その旨を個人情報訂正決定等期間延長通知書(規則様式第27号)により通知する。なお、「延長後の決定期限」の欄は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長する理由」の欄は、できるだけ具体的に記入するものとする。また、この決定期間の延長は、訂正請求があった日から30日を経過していなければ、訂正請求があった日から60日を限度として再度の延長を行うことができるものであるが、不測の事態が生じた場合等再度の延長を行うことにつきやむを得ない理由がある場合に限るものである。

イ　訂正決定等に特に長期間を要するため、訂正請求のあった日から60日以内にその全てについて訂正決定等をすることができないと認める場合には、訂正請求のあった日から30日以内に、訂正決定等の期限の特例を適用する旨を決定し、その旨を個人情報訂正決定等期間特例延長通知書(規則様式第28号)により通知する。この場合には、相当の期間内に訂正決定等を行えば足りるものであるが、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長する理由」の欄は、条例第35条の規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

ウ　所管課は、決定期間の延長を行ったときは、個人情報訂正決定等期間延長通知書又は個人情報訂正決定等期間特例延長通知書の写しを情報公開係(訂正請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。

(8)　訂正決定等の通知書の記入要領

ア　「訂正請求に係る保有個人情報の内容」の欄は、検索し、特定された保有個人情報を取り扱う事務の名称、記録されている公文書の名称等を記入する。ただし、存否応答拒否をする場合又は訂正請求に係る保有個人情報が記録された公文書を保有していない場合(当該公文書を廃棄したため保有していない場合等であって、当該公文書の名称等が明らかなときを除く。)は、訂正請求書に記載された「訂正請求に係る保有個人情報を特定するために必要な事項」を記入する。

イ　「訂正の内容」の欄は、訂正前の保有個人情報の内容及び訂正後の保有個人情報の内容を記入する。

ウ　「訂正年月日」の欄は、訂正を行った日を記入する。

エ　「訂正しない部分」の欄は、請求者が訂正を請求する箇所のうち訂正を行わない部分を具体的に記入する。

オ　「訂正しない理由」の欄は、訂正請求の趣旨のとおり訂正しない理由を記入する。なお、訂正請求に係る保有個人情報が不存在の場合は、その旨及び当該保有個人情報を保有していない理由を具体的に記入する。

カ　存否応答許否をする場合の留意事項

第9に定める開示請求における存否応答許否と同様であること。

(9)　訂正決定等の通知書の送付

第9に定める開示決定等の通知書を送付するときと同様に行う。

(訂正請求に係る事案の移送)

第25　訂正請求に係る保有個人情報が条例第24条第3項の規定により事案の移送を受けた実施機関によって開示が行われたものである場合、訂正請求に係る保有個人情報の重要な部分が他の実施機関の事務事業に係るものである場合等であって、当該他の実施機関において訂正決定等の判断をすることが適当であると認められるときは、当該他の実施機関と協議の上、第18に定めるところに準じて処理するものとする。

(訂正の実施)

第26　所管課は、訂正する旨の決定をした場合は、速やかに当該保有個人情報の訂正の処理を行うものとする。

2　訂正は、次に掲げる方法のほか、当該保有個人情報が記録されている公文書の種類及び態様に応じ適切な方法により実施する。

(1)　訂正する保有個人情報を消去し、訂正後の保有個人情報を新たに記録する。

(2)　訂正する保有個人情報の記載された部分を二重線で抹消し、余白に訂正後の個人情報を記載する。

(3)　当該保有個人情報が訂正された旨及び訂正後の保有個人情報を余白に記録する。

(保有個人情報の提供先への通知)

第27　訂正請求に係る保有個人情報の訂正を実施した所管課は、訂正に係る保有個人情報の内容や提供先における利用目的を勘案し、必要があると認めるときは、個人情報訂正通知書(規則様式第30号)により当該保有個人情報の提供先に対して、当該保有個人情報の訂正の内容を通知する。

(利用停止請求書の確認等)

第28　利用停止請求書の受付は、請求者であることの確認、保有個人情報の特定及び利用停止請求書の記載事項の確認の後に行う。

(1)　請求者の確認

第7に定める開示請求を受け付けるときと同様に行う。

(2)　保有個人情報の特定

第7に定める開示請求を受け付けるときと同様に行う。

(3)　利用停止請求書の記載確認事項

ア　請求者の住所、氏名及び電話番号は、利用停止決定等の通知書等の送付等のため、正確に記入してあること。また、電話番号については、本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記入してあること。

イ　「利用停止請求に係る保有個人情報を特定するために必要な事項」の欄は、利用停止請求に係る保有個人情報を特定するため重要であるので、保有個人情報が特定できる程度に具体的な内容が記入してあること。

ウ　「利用停止請求の趣旨及び理由」の欄は、利用停止請求に係る保有個人情報について、どのような措置を請求するのか及び当該保有個人情報が条例に違反して取得、保有、利用又は提供がされていると認められる理由が具体的に記入してあること。

エ　「代理人の種別」、「遺族等の種別」、「本人の住所及び電話番号」、「本人の氏名」及び「本人の同意」の欄並びに職員記入欄は、第7に定める開示請求を受け付けるときと同様であること。

(4)　利用停止請求書の補正

第7に定める開示請求を受け付けるときと同様であること。

(利用停止請求書の受付)

第29　提出を受けた利用停止請求書の記入に不備がないときは、情報公開係等は、当該利用停止請求書の受付欄に受付印を押印し、受け付ける。また、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について請求者に説明する。

(1)　利用停止請求を受け付けた日から30日以内に利用停止決定等を行い、その結果を書面によって通知すること。

(2)　事務処理上の困難その他正当な理由により利用停止決定等の期間を延長する場合は、利用停止請求書を受け付けた日から30日以内に、その旨並びに延長後の期間及び延長の理由を書面により通知すること。なお、延長後の期間は、利用停止請求書を受け付けた日から60日を限度とするものであること。

(3)　利用停止決定等に特に長期間を要するため、利用停止請求書を受け付けた日から60日以内にその全てについて利用停止決定等をすることができないと認める場合には、利用停止決定等の期限の特例を適用すること。この場合、利用停止請求書を受け付けた日から30日以内に、その旨並びに延長の理由及び利用停止決定等をする期限を通知するものであること。

2　郵送、ファクシミリ、電子メール、電話又は口頭による利用停止請求は、当該利用停止請求の受付に当たって請求内容と請求者自身であることの確認が必要であるため、3に規定する場合を除き、認めない。また、条例第41条第1項の規定により利用停止請求書を提出することを定めていることから、電話又は口頭による請求があったときは、利用停止請求書により請求するよう求める。

3　請求者が入院、身体障害、遠隔地に居住している等のやむを得ない理由により窓口に出向いて利用停止請求書を提出することができない場合(代理人によっても、なお利用停止請求をすることが困難な場合に限る。)に限り、例外の取扱いとして、利用停止請求書の郵送による利用停止請求を認めるものとする。この場合の事務処理の方法は、次のとおりとする。

(1)　請求者自身であることが確認できる書類については、2種類の書類の写しを利用停止請求書に添付しなければならない。なお、利用停止決定等の通知書の送付先を確認するため、1種類は、住所の記載のある書類の写しとする。

(2)　診断書等窓口に出向いて請求できないことを証明する書類の提出を求める。

(3)　情報公開係等及び所管課は、郵送による利用停止請求があった場合は、必要に応じて請求者に対して電話等で確認(窓口に出向くことができない事実の確認、本人の請求の意思の確認)を行う。

(4)　前3号に定める書類、事実等の確認に要する期間は、補正期間となるので、決定期間の計算から除算する。

4　利用停止請求書を受け付けたときは、個人情報開示請求等処理簿に必要事項を記入後、当該利用停止請求書の写しを情報公開係(利用停止請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)で保管し、原本を所管課に直ちに送付する。なお、個人情報開示請求等処理簿の受付番号は、情報公開係において付番する。

5　情報公開係等で利用停止請求書を受け付けた日が条例第45条第1項に規定する「利用停止請求があった日」となる。したがって、利用停止請求書を受け付けた時が午前零時でない限り、その翌日が決定期間の起算日となる。また、当該期間の満了日が休日に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。

(利用停止請求に対する決定)

第30　所管課における利用停止請求に対する決定に係る事務手順は、次のとおりとする。

(1)　保有個人情報の検索及び公文書の特定

所管課は、利用停止請求に係る保有個人情報を検索し、利用停止請求に係る保有個人情報が記録された公文書の特定を行う。

(2)　保有個人情報の調査

所管課は、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等により利用停止請求に係る保有個人情報について、条例に違反した取扱いが行われているかどうかを速やかに調査する。

(3)　利用停止請求書の補正

利用停止請求書に記載された内容に不備があると認められるときは、必要に応じ相当の期間を定めてその箇所の補正を求める。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、所要の情報の提供に努める。

(4)　決定の検討

ア　所管課は、利用停止請求があった場合で、調査により利用停止請求に係る事実が確認されたときは、請求に係る利用停止を行うかどうか及び利用停止を行う場合の方法、内容等について次の事項を基準として慎重に検討する。

(ア)　利用停止は、条例に違反する取扱いがされているものについてその是正のため行うものであって、全部の利用が違反していれば全部の利用について、一部の利用が違反していればその一部の利用について利用停止を行う必要があること。また、利用の停止及び消去を請求された場合であっても、利用の停止を行えば、適正な取扱いが確保されるときには、消去までは行う必要がないこと。

(イ)　条例に違反する取扱いがされていることが確認された場合であっても、利用停止を行わないことによって害される本人の権利利益を考慮してもなお利用停止をしないことの利益が上回るような高度の公益性が認められるときには、実施機関は利用停止をする義務を負わないこと。

イ　所管課は、利用停止請求に係る保有個人情報が他の課に関わりのあるときは、これらの課と十分協議するとともに、決裁に際して合議する。

ウ　所管課は、利用停止請求に対する可否の決定に当たっては、条例の趣旨及び目的に適合するよう慎重に検討する。

(5)　利用停止請求を却下する場合の取扱い

ア　利用停止請求に係る保有個人情報が条例の適用がないものである場合、利用停止請求が条例の定める請求要件を満たしていない場合又は請求者が補正に応じない場合には、当該利用停止請求を却下する。

イ　所管課は、利用停止請求を却下する旨を決定したときは、その理由を記入した個人情報利用停止請求却下通知書(様式第4号)を請求者に送付するとともに、その写しを情報公開係(利用停止請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。

(6)　決定期間の延長

ア　事務処理上の困難その他正当な理由により利用停止請求があった日から30日以内に利用停止決定等をすることができないときは、当該期間内に決定をする期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、その旨を個人情報利用停止決定等期間延長通知書(規則様式第36号)により通知する。なお、「延長後の決定期限」の欄は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長する理由」の欄は、できるだけ具体的に記入するものとする。また、この決定期間の延長は、利用停止請求があった日から30日を経過していなければ、利用停止請求があった日から60日を限度として再度の延長を行うことができるものであるが、不測の事態が生じた場合等再度の延長を行うことにつきやむを得ない理由がある場合に限るものである。

イ　利用停止決定等に特に長期間を要するため、利用停止請求のあった日から60日以内にその全てについて利用停止決定等をすることができないと認める場合には、利用停止請求のあった日から30日以内に、利用停止決定等の期限の特例を適用する旨を決定し、その旨を個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書(規則様式第37号)により通知する。この場合には、相当の期間内に利用停止決定等を行えば足りるものであるが、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定して記入するものとし、「延長する理由」の欄は、条例第46条の規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

ウ　所管課は、決定期間の延長を行ったときは、個人情報利用停止決定等期間延長通知書又は個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書の写しを情報公開係(利用停止請求書を総合支所生活福祉課で受け付けた場合にあっては、情報公開係等)に送付する。

(7)　利用停止決定等の通知書の記入要領

ア　「利用停止請求に係る保有個人情報の内容」の欄は、検索し、特定された保有個人情報を取り扱う事務の名称、記録されている公文書の名称等を記入する。ただし、存否応答拒否をする場合又は利用停止請求に係る保有個人情報が記録された公文書を保有していない場合(当該公文書を廃棄したため保有していない場合等であって、当該公文書の名称等が明らかなときを除く。)は、利用停止請求書に記載された「利用停止請求に係る保有個人情報を特定するために必要な事項」を記入する。

イ　「利用停止の内容」の欄は、利用停止の措置の内容を記入する。

ウ　「利用停止年月日」の欄は、利用停止を行った日を記入する。

エ　「利用停止をしない部分」の欄は、請求者が請求する利用停止の内容のうち利用停止をしない保有個人情報の内容及びその取扱いを具体的に記入する。

オ　「利用停止をしない理由」の欄は、利用停止請求の趣旨のとおり利用停止をしない理由を記入する。なお、利用停止請求に係る保有個人情報が不存在の場合は、その旨及び当該保有個人情報を保有していない理由を具体的に記入する。

カ　存否応答許否をする場合の留意事項

第9に定める開示請求における存否応答許否と同様であること。

(8)　利用停止決定等の通知書の送付

第9に定める開示決定等の通知書を送付するときと同様に行う。

(利用停止の実施)

第31　所管課は、利用停止をする旨の決定をした場合は、速やかに当該保有個人情報の利用停止の処理を行うものとする。

2　利用停止は、次に定めるところにより行う。

(1)　利用の停止　利用停止請求に係る保有個人情報の利用の全部又は一部を止める。なお、保有個人情報の目的外利用について利用停止請求がなされた場合には、当該目的外利用のみが利用停止請求の対象となり、当該保有個人情報の目的内の利用は、当然には利用停止請求の対象とはならない。

(2)　消去　利用停止請求に係る保有個人情報が書面に記録されている場合には該当部分を黒く塗り潰し、又は該当部分を分離して廃棄し、電磁的記録に記録されている場合は当該部分の記録を消去する。

(3)　提供の停止　実施機関以外のものへの提供を決定の日以後行わない。なお、既に提供した個人情報の回収は含まれない。

3　所管課は、利用停止を決定した場合は、関係課に、その旨を通知するものとし、通知を受けた関係課は、これを踏まえて当該保有個人情報の利用停止について検討するものとする。

(審査請求)

第32　開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に対する審査請求があった場合の取扱いは、次のとおりとする。

(1)　審査請求の受付

審査請求の受付は、担当課が行う。この場合において、情報公開係又は処分庁の所管課で受け付けたときは、審査請求書の提出等があった日を記録するとともに、担当課に直ちに審査請求書を送付する。

(2)　審査請求書の記載事項等の確認

審査請求書の提出があったときは、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき、次の要件について確認を行う。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及び内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　代表者等の資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

ウ　審査請求期間内の審査請求かどうか。

エ　審査請求適格の有無(開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等によって直接に自己の権利利益を侵害された者であるか。)

(3)　審査請求書の補正

担当課は、審査請求書が行政不服審査法第19条の規定に違反する場合には、相当の期間を定めて審査請求人に対し補正を命じるものとする。

(4)　審査請求の却下

担当課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行い、遅滞なく、裁決書の謄本を当該審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。

ア　補正命令に対し、前号の相当の期間内に不備を補正しなかったとき。

イ　審査請求が不適法であり、かつ、補正できないことが明らかあるとき。

(5)　弁明書の提出

ア　担当課は、相当の期間を定めて、所管課に弁明書の提出を求め、審査庁が所管課である場合にあっては、相当の期間内に弁明書を作成する。

イ　担当課は、所管課から弁明書の提出があったときは、これを審査請求人及び参加人に送付する。

(6)　反論書及び意見書の提出

担当課は、審査請求人及び参加人に弁明書を送付する際、反論書又は意見書を提出できる旨を提出すべき相当の期間を定めて通知する。

(7)　口頭意見陳述

担当課は、審査請求人又は参加人から申立てがあった場合は、口頭意見陳述を実施する。

(8)　裁決の検討

担当課は、審査請求を却下する場合を除き、決定が妥当であるかどうか検討を行うものとする。

(9)　審査会への諮問

担当課は、検討の結果、条例第48条第1項各号に規定する場合に該当しない場合は、次のとおり審査会への諮問を行う。

ア　担当課は、情報公開係と必要な協議及び調整を行い、個人情報保護審査諮問書(規則様式第38号)を作成し、情報公開係を経由して審査会に諮問する。

イ　規則第13条第2項第8号に規定する資料は、次のとおりとする。

(ア)　事実経過、処分の理由等を記載した説明書

(イ)　その他審査を行う上で必要と認められる資料

ウ　担当課は、伊勢市情報公開条例(平成17年伊勢市条例第19号)第16条第1項の規定により審査会から審査請求に係る保有個人情報の提示を求められたときは、当該保有個人情報を審査会に提示しなければならない。ただし、審査会の了承を得てその写しをもって提示することができる。

エ　担当課は、伊勢市情報公開条例第16条第3項の規定により審査会から同項に規定する資料の提出を求められたときは、これを審査会に提出しなければならない。

オ　ウ及びエに規定するもののほか、担当課は、審査会から審査に必要な資料の提出又は説明若しくは意見を求められたときは、これに応じなければならない。

(10)　諮問した旨の通知

ア　担当課は、審査会に諮問したときは、条例第48条第3項各号に掲げる者に対し、伊勢市情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(規則様式第39号)により諮問した旨を通知する。

イ　担当課は、第19第5号の定めるところにより国等に意見の照会を行った場合で反対意見書の提出があったときは、必要に応じ、アの諮問通知書の様式に準じ、当該国等に対し、諮問した旨を通知するものとする。

(11)　裁決

ア　担当課は、審査会の答申があったときは、その答申を尊重して、速やかに裁決を行う。

イ　担当課は、遅滞なく、裁決書の謄本を当該審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。また、参加人及び所管課に対しても、裁決書の謄本を送付する。

ウ　所管課は、裁決により原処分の全部又は一部が取り消された場合は、裁決に応じた開示、訂正又は利用停止の決定を行い、当該決定の通知書を審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開係に送付する。

エ　所管課は、裁決を受けて、第三者に関する情報が記録されている保有個人情報を開示するかどうかの従前の決定を変更する決定を行った場合は、その旨を条例第25条第1項又は第2項の規定により通知した第三者に通知する。この場合において、当該保有個人情報を開示するときは、決定日と開示の実施日との間に、少なくとも2週間を置かなければならない。

(12)　第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続

第三者に関する情報が記録されている保有個人情報の開示決定等に対する審査請求について、開示決定に対する第三者からの審査請求を却下若しくは棄却をする場合又は開示決定等を変更して当該保有個人情報を開示する場合には、当該第三者に開示を決定した旨、その理由及び開示の実施日を通知する。この場合において、開示の決定日と開示の実施日との間に、少なくとも2週間を置かなければならない。

(苦情の処理)

第33　個人情報の取扱いに関する苦情の申出があったときは、次のとおり取り扱う。

(1)　受付は、原則として情報公開係で行う。

(2)　情報公開係は、苦情の内容を個人情報苦情申出記録票(様式第5号)に記録する。

(3)　情報公開係は、苦情の申出に係る保有個人情報の所管課に連絡し、個人情報苦情申出記録票を所管課に送付する。

(4)　所管課は、苦情の申出に対し速やかに調査し、申出が事実であるときは必要な措置をとらなければならない。

(5)　所管課は、申出のあった苦情を処理したときは、その結果を個人情報苦情申出記録票に記入するとともに、申出人に報告する。

(個人情報処理事務の委託に係る事務)

第34　条例第50条第1項の「個人情報を処理する事務」とは、委託しようとする事務の中に個人情報が含まれる全ての場合をいう。

2　条例第50条第1項の委託に係る契約は、実施機関が個人情報の事務処理を実施機関以外のものに委託する契約の全てとし、一般に委託契約と呼ばれているもののほか、印刷、筆耕、翻訳等の契約も含むものとする。ただし、地方自治法(昭和22年法律第67号)第252条の14から第252条の16までの規定により市の事務の一部を他の地方公共団体に委託する場合は、含まない。

3　条例第50条第1項の「個人情報の保護のために必要な措置」とは、受託者を選定するに当たり個人情報の保護に関し安全確保措置がなされているか等必要な調査を行うこと、委託に係る契約書等において個人情報の保護に関し必要な事項を明記し、受託者等に個人情報の保護について責務を課すこと、その内容が履行されているか等受託者における個人情報の取扱いについて監督を行うこと等である。

4　再委託は、原則として禁止とする。ただし、再委託を認める場合は、再委託先等においても直接の受託者と同等の措置が講じられること、受託者が再委託先等の監督を行うこと等を確認しなければならない。なお、受託者に対する実施機関の監督義務の内容には、再委託の適否だけではなく、受託者が再委託先等に対して必要かつ適切な監督を行っているかどうかを監督することも含まれる。したがって、実施機関は受託者に対する監督義務だけではなく、再委託先等に対しても間接的に監督義務を負うことに留意する。

(実施状況の公表)

第35　条例第54条の規定による実施状況の公表は、規則第16条に定めるところにより行うほか、必要に応じ、市広報紙への掲載等適宜の方法により行うことができるものとする。

(その他)

第36　この要領に定めるもののほか、個人情報の保護に係る事務に関し必要な事項は、別に定める。

附則

附則(平成28年4月1日)

附則(令和元年7月1日)

附則(令和3年7月21日)

附則(令和4年7月5日)