○住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要綱
平成18年11月1日
注 令和3年9月から改正経過を注記した。
(目的)
第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)等に関し住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日自治振第150号)に定めるもののほか、基本的な事務の取扱いを定めることにより住民の個人情報の保護等を図るとともに、住民基本台帳制度の適正な運用と円滑な事務処理に資することを目的とする。
(閲覧の請求又は申出及び審査)
第2条 法第11条第1項又は第11条の2第1項の規定により閲覧を請求し、又は申出する者は、事前に来庁又は電話にて、日時、閲覧しようとする住民の範囲、請求理由並びに請求する機関の名称又は申出者の住所及び氏名を明らかにして、閲覧の予約を行うものとする。
4 市長は、前2項の場合において必要があると認めるときは、請求者又は申出者に次に掲げるものを提出させ、又は請求理由について説明を求めるものとする。
(1) 申出者が法人等である場合は、当該請求者である法人等の概要が分かる資料(法人登記簿、事業所概要等)及び委託による場合は、委託の旨を示す書類等
(2) 請求又は申出の目的に係る調査、研究、活動等の内容が分かる資料(どういった成果物を予定しているかを含む。)
(請求又は申出に応じない場合)
第3条 市長は、請求者又は申出者の閲覧の請求又は申出があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求及び申出に応じないものとする。
(1) 執務に支障があると認められるとき。
(2) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又は毀損したとき。
(3) 申出者が手数料を納付しないとき。
(4) 先に他の請求者又は申出者から予約のある日時に閲覧の予約があったとき。
(5) 他人の名誉の毀損、差別的事象等個人のプライバシーの侵害につながるおそれがあると認められるとき。
(6) 写真機、複写機、録音機等を用いての閲覧の請求又は申出があったとき。
(8) 請求者又は申出者が、住民基本台帳の閲覧の趣旨を逸脱して不当に利用するおそれがあると認められるとき。
(閲覧を行う者の確認)
第4条 市長は、請求又は申出を認めた請求者又は申出者(以下これらを「閲覧者」という。)に閲覧をさせるときは、事前に法の規定に基づき身分証明書等の提示又は住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第5号)の回答書及び市長が適当と認める書類の提示を求め、閲覧者本人であることを確認するとともに、提示された閲覧者の本人確認資料の写しを保管するものとする。
(電話による照会)
第5条 電話による住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会については、応じないものとする。ただし、官公署の職員からの緊急を要し、やむを得ないと認められる職務上の照会については、当該照会者及び照会の内容の真偽を確認の上、これに応じることができる。
2 前項の規定は、消除された住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会について、準用する。
(閲覧の方法)
第6条 閲覧に供するものは、住民基本台帳のうち、氏名(旧氏記載者(住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第30条の14第1項に規定する旧氏記載者をいう。)にあっては氏名及び旧氏(同令第30条の13に規定する旧氏をいう。)、通称(同令第30条の16第1項に規定する通称をいう。以下同じ。)が住民票に記載されている外国人住民(法第30条の45に規定する外国人住民をいう。)にあっては氏名及び通称)、生年月日、性別、住所に係る部分を写した名簿(以下「住民票補助簿」という。)とする。ただし、閲覧請求に特別の必要があると認められる場合を除き、配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第1項に規定する配偶者からの暴力、ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第6条に規定するストーカー行為等、児童虐待の防止等に関する法律(平成12年法律第82号)第2条に規定する児童虐待及びこれらに準ずる行為の被害者で、支援措置等を申し出ている者に係る部分を除外するものとする。
2 閲覧は、住民票補助簿の記載事項を住民基本台帳の一部の写し閲覧用紙(様式第6号。以下「閲覧用紙」という。)に転記することにより、行うものとする。
3 閲覧者は、次の各号に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 閲覧中は、住民票補助簿を損傷したり、散逸したりすることがないように注意すること。
(2) 閲覧は、指定された場所以外で行わないこと。
(3) 筆記用具は黒鉛筆(シャープペンシルを含む。)を使用すること。
(4) 前3号のほか、職員の指示に従い閲覧すること。
4 市長は、閲覧者が前項各号に掲げる事項を守らない場合は、閲覧を中止させることができる。
5 閲覧者は、閲覧の終了後、転記した閲覧用紙を職員に提示し、確認を受け、所定の手数料を納付しなければならない。この場合において、職員は、転記内容について、請求書又は申出書と照合点検を行い、その写しを保管するものとする。
6 閲覧をすることができる日は、次の各号に掲げる日以外とする。
(1) 土曜日、日曜日及び月曜日
(2) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日(以下「休日」という。)及びその翌日
(3) 12月29日から翌年1月3日まで(前2号に掲げる日を除く。)
(4) 前3号に掲げる日のほか、市長が特に事務に支障が生じると認める日
7 閲覧をすることができる時間は、午前10時から午後4時まで(正午から午後1時までは除く。)とする。ただし、やむを得ない事情がある場合は、月曜日、休日の翌日及び午前9時から午前10時までも可能とする。
8 閲覧者の人数は、請求又は申出1件につき2人までとする。
(情報の適正な管理)
第7条 請求者又は申出者は、閲覧により知り得た情報(以下「閲覧情報」という。)を適正に管理するとともに、請求又は申出の目的の範囲内で使用しなければならないものとする。
(閲覧情報使用後の処分)
第8条 請求者又は申出者は、閲覧情報の使用後、当該情報を記録した書類や媒体を適正な方法で処分し、市長に対して閲覧情報処分状況報告書(様式第7号)を提出しなければならないものとする。
(閲覧状況の公表)
第9条 市長は、年1回、法第11条第3項及び法第11条の2第12項の規定に基づき閲覧の状況について、法の規定に基づく事項を本市のホームページ等において公表するものとする。
(その他)
第10条 この要綱に定めるもののほか、住民基本台帳等の閲覧等に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、平成18年11月1日から施行する。
(経過措置)
2 この要綱の施行の際現にあるこの要綱による改正前の要綱に定める様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成25年12月6日)
(施行期日等)
1 この要綱中第1条、第3条及び第5条の規定は平成25年12月6日から、第2条、第4条及び第6条の規定は平成26年1月3日から施行する。
2 第1条の規定による改正後の伊勢市ドメスティック・バイオレンス、ストーカー行為等、児童虐待等の被害者支援に関する住民基本台帳事務に係る事務処理要綱の規定、第3条の規定による改正後の住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要綱の規定及び第5条の規定による改正後の伊勢市ドメスティック・バイオレンス、ストーカー行為等、児童虐待等の被害者支援に関する伊勢市住民総合情報システム等に係る事務処理要綱の規定は、平成25年4月1日から適用する。
附則(平成29年6月14日)
この要綱は、平成29年6月14日から施行する。
附則(平成31年4月25日)
(施行期日)
1 この要綱は、平成31年4月25日から施行する。
(経過措置)
2 この要綱の施行の際現にあるこの要綱による改正前のそれぞれの要綱に定める様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(令和元年11月5日)
この要綱は、令和元年11月5日から施行する。
附則(令和3年9月1日)
(施行期日)
1 この要綱は、令和3年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この要綱の施行の際現にあるこの要綱による改正前のそれぞれの要綱に定める様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この要綱による改正後のそれぞれの要綱に定める様式によるものとみなす。
3 この要綱の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
(令3.9.1・一部改正)
(令3.9.1・一部改正)
(令3.9.1・一部改正)
(令3.9.1・一部改正)
(令3.9.1・一部改正)
